5 Mitos yang Banyak Dipegang Tentang Kekurangan Perangkat Lunak CMMS

Apa itu perangkat lunak CMMS? Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) telah digunakan oleh organisasi sejak awal tahun 70-an. Awalnya mereka digunakan oleh produsen untuk memantau peralatan, tenaga kerja, dan inventaris untuk memastikan bahwa produksi dioptimalkan dan waktu henti peralatan berkurang. Sejak diperkenalkan, kami telah melihat lebih banyak industri mengadopsi perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Perangkat lunak telah menjadi lebih ramah pengguna, serbaguna, dan dapat diskalakan selama beberapa dekade terakhir, menjadikannya dapat diterapkan di rumah sakit, perguruan tinggi, gedung perkantoran, pengecer, lembaga keagamaan, dan banyak lagi. Masih banyak manajer pemeliharaan dan fasilitas memiliki keraguan yang kuat tentang penerapan CMMS di perusahaan mereka karena kesan negatif yang mereka pegang. Artikel ini meluruskan dengan memberikan dukungan yang melawan mitos dan kesalahpahaman umum seputar kelemahan Perangkat Lunak CMMS.

Mitos #1:CMMS memiliki tingkat kegagalan yang tinggi

Angka pada tingkat keberhasilan CMMS tidak menjanjikan. Penelitian tentang implementasi CMMS bervariasi, dengan beberapa penelitian melaporkan tingkat kegagalan mulai dari 40% dan yang lain bahkan setinggi 80%! Dengan statistik seperti ini, memiliki keraguan tentang penerapan perangkat lunak manajemen pemeliharaan dibenarkan. Yang benar adalah tidak banyak penelitian tentang sistem CMMS untuk dilakukan dan apa yang tersedia seringkali sudah ketinggalan zaman. Sayangnya, informasi singkat dan kurang terkini ini membentuk pemahaman kita secara keseluruhan tentang kesuksesan CMMS.

Pada kenyataannya, sistem perangkat lunak pemeliharaan terus meningkat dan lebih banyak perusahaan di berbagai sektor mencari perangkat lunak CMMS. Dengan inovasi teknis dan pertumbuhan yang signifikan, tingkat kegagalan 80% tampaknya tidak mungkin terjadi di pasar saat ini. Di masa lalu, instalasi CMMS melibatkan pelatihan yang signifikan, pemeliharaan, dan sistem rumit yang tidak mudah dipelajari.

Seiring perkembangan industri, kami belajar beberapa pelajaran di sepanjang jalan. Ada banyak faktor yang diperlukan agar implementasi berhasil;

• Memahami ruang lingkup proyek
• Memahami ekspektasi CMMS
• Komitmen manajemen
• Mempersiapkan staf untuk perubahan
• Pengumpulan data dan entri data yang baik
• Pelatihan dan dukungan vendor

Hari ini, kita melihat vendor CMMS menawarkan pembeli banyak cara untuk mengenal perangkat lunak baru sebelum membeli termasuk uji coba gratis dan demo langsung. Program ini memungkinkan pembeli untuk menguji drive perangkat lunak tanpa melakukan dan memungkinkan pengguna untuk membandingkan sistem perangkat lunak yang berbeda satu sama lain.

Kami tahu lebih banyak tentang CMMS daripada 20 tahun yang lalu. Penting untuk melakukan penelitian menyeluruh sebelum memperoleh CMMS dan pastikan Anda mendedikasikan waktu untuk merencanakan dan mengimplementasikan sistem Anda dari awal. Ini termasuk mendapatkan dukungan dari tim pemeliharaan Anda dan menerima pelatihan yang memadai untuk mengoptimalkan fitur sistem Anda. Untuk informasi lebih lanjut tentang implementasi perangkat lunak CMMS yang tepat, baca postingan kami di sini.

Mitos #2:CMMS terlalu mahal untuk organisasi kami

Di masa lalu, perangkat lunak pemeliharaan sangat mahal untuk diimplementasikan. Pada awalnya, CMMS dikerahkan di tempat dan melibatkan banyak penyesuaian, konfigurasi, pelatihan, dan dukungan. Seperti kebanyakan teknologi, biaya berkurang seiring waktu. Vendor CMMS menjadi lebih efisien dengan pengembangan dan penerapan, dan meningkatnya persaingan telah menurunkan harga secara signifikan.

25 tahun yang lalu perusahaan dapat dengan mudah membayar $50.000 untuk mengimplementasikan perangkat lunak manajemen fasilitas di fasilitas mereka. Ada biaya untuk instalasi di tempat, penyesuaian dan konfigurasi, konsultasi, pelatihan, dan lisensi pengguna individu. Selain itu, perusahaan diharapkan membayar biaya tambahan yang berkelanjutan untuk pembaruan perangkat lunak dan dukungan teknis. Pasar CMMS telah mengalami beberapa perubahan signifikan yang mengakibatkan penurunan biaya.

• Saat ini ada lebih dari 200 perangkat lunak CMMS yang berbeda pilihan yang tersedia. Meningkatnya persaingan telah menurunkan harga.
• Vendor menawarkan penerapan SaaS (perangkat lunak sebagai layanan) yang hampir sepenuhnya menghilangkan biaya awal yang tinggi. Dengan pembaruan dan pemeliharaan perangkat lunak CMMS berbasis web digabungkan bersama. Dukungan teknis berkelanjutan disertakan juga.
• Langganan pengguna tak terbatas tersedia dari beberapa vendor, memungkinkan perusahaan lebih fleksibel dan menghindari membayar biaya tinggi untuk banyak pengguna.
• Dengan teknologi seluler dan berbasis web, ketergantungan pada perangkat keras dan perangkat lunak lebih sedikit.

Percaya atau tidak, jika Anda melakukan riset, Anda dapat menemukan solusi CMMS (dengan pengguna tak terbatas) seharga $1,200/tahun dengan sedikit atau tanpa biaya penyiapan dan pelatihan. Ini tidak terjadi 25 tahun yang lalu.

Mitos #3:Pengguna CMMS harus paham teknologi

Ketika sistem CMMS pertama kali muncul, literasi komputer yang tinggi adalah suatu keharusan jika Anda akan menggunakannya. Menggunakan komputer, sistem operasi dan manajemen database mereka membutuhkan pelatihan dan pengetahuan yang signifikan. Ada banyak penekanan pada perangkat keras juga. Komputer tahu bagaimana melebihi apa yang karyawan pemeliharaan biasa (dan kebanyakan orang secara keseluruhan) dilengkapi dengan.

Hari ini kita melihat CMMS yang sama sekali berbeda. Pengembang perangkat lunak memiliki akses ke alat yang memungkinkan mereka merancang perangkat lunak sehingga mudah dipelajari. Selanjutnya, dengan penyebaran berbasis web, departemen TI tidak diharuskan untuk memelihara sistem. Pembaruan dilakukan secara otomatis, dan ada banyak instrumen pelatihan dan dukungan yang tersedia bagi pengguna akhir. Perangkat lunak pemeliharaan saat ini dapat diakses di mana saja selama ada koneksi internet, memiliki perpustakaan video pelatihan, obrolan langsung dengan dukungan teknis, dan pelatihan sesuai permintaan melalui teknologi berbagi layar seperti GotoMeeting.

CMMS saat ini memiliki antarmuka pengguna yang dirancang dengan baik, dasbor, pembuat laporan yang mudah digunakan, opsi pengguna yang fleksibel, dan akses seluler.

Mitos #4:CMMS tidak berlaku untuk bisnis kecil

Jika Anda telah mengenal perangkat lunak manajemen pemeliharaan sejak awal, pasti Anda akan berpikir bahwa perangkat lunak tersebut tidak cocok untuk usaha kecil (di bawah 100 karyawan). Pandangan ini berasal dari fakta bahwa sistem CMMS mahal, membutuhkan banyak waktu dan sumber daya untuk diimplementasikan dan sangat kompleks, melibatkan fungsionalitas dan fitur yang diarahkan untuk operasi besar.

Hari ini kita melihat banyak usaha kecil menggunakan perangkat lunak CMMS. Kekuatan pendorong tunggal adalah ketidakefektifan pelacakan pemeliharaan menggunakan kertas atau spreadsheet. Setelah manajer merasa mereka telah melampaui metode ini, mereka melihat ke perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Aplikasi saat ini lebih terukur daripada yang kita lihat 25 tahun yang lalu. Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi lawas memiliki pendekatan satu ukuran yang cocok untuk semua, biaya awal yang tinggi, dan banyak waktu yang dibutuhkan untuk instalasi membuat mereka tidak dapat diakses oleh perusahaan kecil. Pembeli saat ini dapat memilih keluar dari modul yang tidak mereka perlukan dan meningkatkan skala saat waktunya tepat. Kami biasanya melihat perusahaan kecil menggunakan CMMS hanya untuk pemeliharaan preventif, sementara yang lain menggunakan modul pemeliharaan korektif dan manajemen inventaris. Fleksibilitas yang kita lihat dengan perangkat lunak saat ini telah membuatnya dapat diakses oleh organisasi kecil, menengah, dan besar. Bahkan yang lebih baik adalah kemampuan CMMS modern untuk menskalakan dengan ukuran bisnis Anda, memungkinkan CMMS Anda untuk terus tumbuh bersama Anda seperti yang Anda lakukan. Dengan mencampur dan mencocokkan modul CMMS yang penting, kami akhirnya menghilangkan gagasan bahwa “CMMS lebih dari yang kami butuhkan saat ini”.

Mitos #5:CMMS berbasis web memiliki risiko tinggi

Ketakutan terbesar menggunakan perangkat lunak CMMS berbasis web secara langsung berkaitan dengan salah satu manfaat terbesarnya – mengalihkan beban TI ke penyedia khusus. Hal ini dilihat oleh sebagian besar orang sebagai nilai tambah yang besar, tetapi jika Anda menangani data pelanggan yang sensitif, keamanan menjadi masalah.

Risiko keamanan diminimalkan jika Anda melakukan uji tuntas. Vendor perangkat lunak CMMS yang menawarkan penerapan SaaS siap menjawab dan memberikan pertanyaan keamanan apa pun yang dapat Anda ajukan kepada mereka. Faktanya adalah penyedia perangkat lunak menyimpan data pelanggan di pusat data mutakhir di mana setiap tindakan pencegahan diambil untuk mengurangi ancaman keamanan. Pada akhirnya, Anda perlu mempertimbangkan manfaat terhadap biaya. Dan manfaatnya banyak; tanpa biaya perangkat keras, pencadangan dan pemulihan bencana, perawatan rendah, dan mobilitas.

Jika organisasi Anda memelihara fasilitas dan peralatan militer yang sangat rahasia, perangkat lunak pemeliharaan berbasis web mungkin bukan pilihan, tetapi untuk organisasi lain dengan data yang kurang “sensitif”, ini pasti layak untuk dipertimbangkan.

Sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan telah berkembang pesat selama beberapa dekade terakhir. Harga berkurang secara signifikan dan sistem menjadi lebih mudah diakses oleh rata-rata pengguna teknis. Sistem tidak lagi terbatas pada perusahaan besar dengan departemen pemeliharaan yang besar, melainkan organisasi kecil atau besar mana pun dapat memperoleh manfaat dari departemen pemeliharaan yang efisien. Kami mendengar lebih banyak kisah sukses daripada kegagalan. Dan kami melihat bahwa komputasi awan adalah metode pengiriman perangkat lunak yang sangat aman. Karena semakin banyak perusahaan memilih sistem CMMS, departemen pemeliharaan dari semua ukuran melihat penghematan biaya yang signifikan dalam perbaikan pemeliharaan yang menghasilkan keunggulan kompetitif keseluruhan dari CMMS mereka. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang manfaat perangkat lunak CMMS, baca artikel kami di sini.

Jika pengalaman Anda dengan perangkat lunak CMMS adalah dengan aplikasi berusia 15-20 tahun, inilah saatnya untuk melihat apa yang ada di luar sana. Anda akan terkejut dan selangkah lebih dekat ke departemen pemeliharaan yang lebih optimal.

Sumber:

http://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys