Manajemen Fasilitas Hotel :Yang harus diperhatikan
Manajer fasilitas di perhotelan sekarang menggunakan solusi perangkat lunak hotel untuk meningkatkan cara mereka bekerja. Ketika datang ke perangkat lunak pemeliharaan, dan saat Anda melihat melalui opsi yang berbeda, itu bisa tampak luar biasa. Jika Anda menginginkan perangkat lunak pemeliharaan yang tepat untuk hotel Anda, pertimbangkan faktor-faktor yang paling memengaruhi tim Anda.
Fokus pada pertanyaan mana yang terkait dengan apa yang dilakukan tim pemeliharaan Anda setiap hari. Dengan perangkat lunak ini:
Apakah ini akan membantu saya untuk merencanakan kegiatan pemeliharaan preventif saya?
Dapatkah staf saya menggunakan ini untuk berkomunikasi secara efektif?
Apakah ada batasan di mana dan bagaimana kami dapat mengakses perangkat lunak?
Apakah ada fitur dan sumber daya untuk membantu tim saya tetap pada target dengan tujuan kami?
Ini adalah pertanyaan yang ingin Anda hindari setelah Anda melakukan pembelian. Itu sebabnya akses ke alat yang tepat dan sistem yang tepat dapat membantu. Berikut adalah empat fungsi utama yang harus dicari saat mencari perangkat lunak pemeliharaan yang tepat untuk hotel atau resor Anda.
Alat Penjadwalan Pemeliharaan dan Kalender
Keramahtamahan mengharuskan hotel Anda untuk terlihat dan berkinerja terbaik untuk masa inap tamu Anda. Untuk melakukan itu, tim pemeliharaan Anda harus berada di depan permainan. Kendala terbesar yang dihadapi banyak hotel adalah tertinggal dalam tugas pemeliharaan preventif dan inspeksi rutin. Hal ini menyebabkan masalah seperti kerusakan peralatan atau kerusakan properti yang tidak diperbaiki selama berhari-hari.
Alat penjadwalan awal mungkin melibatkan email pekerjaan terjadwal atau menetapkan tugas untuk hari itu. Ini bisa menjadi metode yang berguna, namun seiring waktu, ini bisa menjadi lebih sulit untuk dikelola. Yang penting dengan penjadwalan adalah tim Anda bisa proaktif daripada reaktif. Jika masalah lain muncul sepanjang hari, pekerjaan yang dijadwalkan tidak akan terhenti.
Apa yang dicari hotel dalam perangkat lunak pemeliharaan adalah kemampuan untuk menyusun dan melacak semua aktivitas pemeliharaan rutin mereka secara efisien. Pemeliharaan preventif adalah salah satu fitur yang paling umum digunakan dalam perangkat lunak pemeliharaan gedung. Ini melibatkan perangkat lunak dan modul pemeliharaan preventif untuk membuat perintah kerja terjadwal – aktivitas yang berfokus pada pemeliharaan dan perbaikan proaktif. Sebagian besar program menyediakan alat untuk menjadwalkan perintah kerja tertentu agar terjadi secara rutin. Ini dapat dilakukan berdasarkan kalender, pembacaan meter, atau jam berjalan.
Ada juga kalender interaktif yang tersedia dalam perangkat lunak CMMS. Kalender memberi Anda tampilan perintah kerja terjadwal dan membantu mempersiapkan tim Anda. Jika perintah kerja tertentu memerlukan persiapan tambahan, setel email pengingat beberapa hari sebelumnya.
Perangkat Lunak Permintaan Pemeliharaan
Pemeliharaan Anda bertanggung jawab untuk menyelesaikan perintah kerja dan tugas pemeliharaan. Namun, mereka tidak harus menjadi satu-satunya yang menyampaikan kebutuhan pemeliharaan fasilitas di hotel Anda. Meja depan Anda, dan staf keramahtamahan lainnya, sangat membantu untuk mengawasi masalah bangunan dan peralatan servis. Mereka dapat memberi tahu Anda atau manajer Anda tentang keluhan tamu – misalnya toilet rusak atau kamar tanpa AC.
Meskipun karyawan dapat membantu mengungkap masalah, mereka mungkin tidak dapat mengirimkan sendiri perintah kerja. Staf mungkin memiliki detail peralatan pengetahuan yang terbatas atau tidak yakin dengan penyebab keluhan tamu. Portal web sederhana adalah alternatif yang populer. Ini memberi staf layanan kemampuan untuk mengirimkan masalah pemeliharaan kepada teknisi yang mereka terima dari tamu sepanjang hari. Permintaan kemudian dapat disetujui dan diubah menjadi perintah kerja yang secara otomatis memberikan pembaruan status kembali ke pengirim. Hal ini memungkinkan staf layanan hotel untuk meyakinkan pelanggan bahwa AC mereka yang rusak atau penahan pintu yang rusak akan ditangani.
Akses dari Lokasi mana pun
Memiliki komputer pemeliharaan stasioner dapat menjadi tidak efisien untuk hotel besar atau jaringan hotel. Solusi perangkat lunak berbasis web memungkinkan seluruh organisasi Anda memiliki satu sistem perangkat lunak pemeliharaan sambil memberikan fleksibilitas kepada teknisi dan staf untuk bekerja dari komputer perusahaan mana pun. Ini juga membantu staf layanan menyampaikan keluhan tamu langsung dari meja depan.
Namun, Anda mungkin tidak ingin tim pemeliharaan fasilitas Anda hanya bekerja dari komputer desktop atau kantor mereka. Perangkat seluler untuk perangkat lunak perawatan hotel dapat menjadi vital untuk bereaksi dan merespons aktivitas sehari-hari dengan lebih cepat. Saat teknisi memperbarui atau menyelesaikan perintah kerja, mereka dapat memperbarui tugas pemeliharaan secara real-time.
Pemberitahuan Otomatis dan Laporan Pemeliharaan
Laporan rutin tidak selalu mudah disiapkan. Alat notifikasi dapat berguna tetapi tidak selalu relevan dengan alur kerja yang Anda tetapkan. Solusi perangkat lunak pemeliharaan yang tepat akan memberi Anda fleksibilitas untuk menyetel pengingat dan peringatan yang tepat kepada tim Anda agar mereka tetap siap menghadapi aktivasi mendatang atau masalah mendesak.
Manajemen atas atau CFO saya menginginkan laporan terperinci tentang biaya dan aktivitas tenaga kerja. Gunakan laporan pemeliharaan terjadwal untuk merencanakan sebelumnya; atur parameter apa yang Anda ingin perangkat lunak pemeliharaan Anda ingat dalam riwayat perintah kerja Anda. Kemudian, tetapkan daftar penerima email untuk menerima laporan Anda secara otomatis pada tanggal yang dijadwalkan, bukan secara manual menyusun laporan setiap kali.
Laporan perawatan yang terperinci dapat terbukti sulit untuk selalu diperbarui secara manual. Hal ini terutama berlaku untuk pemeliharaan gedung hotel yang sibuk di beberapa lokasi. Bahkan perusahaan dengan perangkat lunak yang ada menghadapi tantangan jika sistem mereka tidak ramah pengguna atau tidak dapat diakses oleh tim pemeliharaan.
Perangkat lunak pemeliharaan fasilitas di hotel dapat menjadi alat yang berguna bagi tim pemeliharaan Anda, tetapi juga harus memberikan solusi untuk meningkatkan pengalaman tamu. Kerusakan peralatan layanan yang tidak terduga dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi tamu selama liburan mereka. Respons yang lambat terhadap keluhan tamu juga dapat mengurangi kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Teknisi sering tidak berinteraksi langsung dengan sebagian besar tamu hotel. Namun, pemeliharaan fasilitas memainkan peran besar dalam apakah pelanggan kembali untuk satu malam lagi atau tidak. Manajemen pemeliharaan untuk hotel melibatkan banyak tantangan setiap hari; perangkat lunak Anda harus menjadi alat untuk mendukung tantangan tersebut. Gunakan perangkat lunak Anda untuk memperjelas apa yang dilakukan staf pemeliharaan Anda dan meningkatkan cara tim Anda menyelesaikan pekerjaan.
