Perangkat Lunak Pelacakan Peralatan :Optimalkan Manajemen Pemeliharaan Anda

Sistem Computerized Maintenance Management Software (CMMS) telah merevolusi operasi sehari-hari perusahaan yang mencakup berbagai sektor industri termasuk manufaktur, Perawatan Kesehatan, perhotelan, ritel, dll. Perangkat lunak pelacakan peralatan adalah sistem perangkat lunak manajemen fasilitas yang canggih dan kuat yang melacak pekerjaan pesanan, cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset bisnis mana yang memerlukan perangkat lunak pemeliharaan preventif. Pergeseran yang berkembang ke arah sistem ini terletak pada kemampuan mereka untuk mengotomatisasi operasi bisnis, mengurangi waktu henti produksi, dan meningkatkan umur panjang peralatan. Dengan sistem manajemen yang berfungsi penuh, perusahaan dapat mewujudkan peningkatan laba atas investasi (ROI).

Salah satu aspek terpenting dari keberhasilan implementasi CMMS adalah memastikan bahwa semua data yang dimasukkan lengkap dan akurat. Karena program komputer tidak dapat membedakan antara data yang baik dan buruk (atau mengidentifikasi sumber data yang hilang), individu yang bertanggung jawab untuk menyiapkan sistem manajemen perusahaan mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem akan melakukan apa yang dirancang untuk dilakukan. Berikut adalah lima cara sederhana untuk memastikan bahwa semua peralatan dan aset perusahaan akan masuk ke dalam program perangkat lunak manajemen.

1. Tentukan aset dan peralatan mana yang akan Anda sertakan dalam inventaris CMMS Anda

Setiap perusahaan adalah unik, begitu pula peralatan dan asetnya. Saat memutuskan item mana yang akan diinventarisasi, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan dan prioritas perusahaan. Misalnya, mesin produksi dan suku cadang sangat penting untuk operasi manufaktur, dan peralatan mekanik, listrik dan pipa sangat penting untuk gedung perkantoran dan fasilitas besar. Meja, meja, komputer, dan peralatan AV sangat penting untuk sekolah dan universitas. Selain menentukan peralatan penting untuk inventaris, keputusan mengenai aset sekunder juga perlu dipertimbangkan. Ini mungkin termasuk kendaraan serta persediaan barang seperti perlengkapan kantor, perlengkapan kebersihan, peralatan, dll.

2. Tentukan detail aset apa yang ingin Anda kumpulkan untuk CMMS Anda

Idealnya, yang terbaik adalah memasukkan informasi sebanyak mungkin ke dalam sistem tentang peralatan dan aset perusahaan. Namun, karena ini membutuhkan waktu dan usaha, keputusan perlu dibuat tentang seberapa komprehensif daftar peralatan dan aset yang seharusnya. Penting juga untuk mempertimbangkan bahwa semakin besar operasi, semakin banyak data yang akan ada. Bagi sebagian besar perusahaan, kepemilikan operasi dan mekanis yang besar adalah yang paling penting dan oleh karena itu, harus mendapat perhatian paling besar terhadap detail. Informasi relevan yang akan ditambahkan meliputi:

• Nomor seri
• Lokasi
• Barcode
• Gambar
• Manual dan dokumen
• Detail produsen
• Tanggal (pemasangan, masa berlaku garansi, pemeriksaan)
• Vendor terkait
• Suku cadang dan pemasok pengganti terkait

Saat mengumpulkan data peralatan dan aset untuk perangkat lunak CMMS Anda, mungkin berguna untuk membuat spreadsheet berformat yang dapat diedarkan di antara dan diperbarui oleh kepala departemen. Dengan demikian, anggota dari departemen berbeda yang memiliki akses ke detail peralatan tertentu dapat berkolaborasi dalam membuat daftar aset utama. Menggunakan program berbasis cloud akan memungkinkan anggota tim memperbarui dokumen secara real time.

3. Tetapkan orang untuk bertanggung jawab atas pengumpulan data CMMS dengan jadwal

Tidak ada keraguan bahwa menyiapkan sistem perangkat lunak pemeliharaan peralatan membutuhkan waktu dan energi. Untuk alasan ini, masuk akal untuk mengembangkan strategi yang akan memandu proses. Jika sebuah tim bertanggung jawab untuk membuat daftar peralatan, maka penting bahwa setiap anggota tim mendapat informasi yang baik tentang keseluruhan tugas serta apa yang menjadi tanggung jawabnya. Menetapkan garis waktu yang realistis untuk membuat daftar inventaris menyediakan kerangka kerja untuk penyelesaian tugas. Berikut ini menawarkan gambaran seperti apa garis waktu yang realistis seharusnya:

• Perusahaan dengan aset 0- 100:30 hari
• Perusahaan dengan 200 aset:45 hari
• Perusahaan dengan 201 – 500 aset:60 hari
• Perusahaan dengan 501-1000 aset:90-120 hari

Selain itu, pemeriksaan kemajuan rutin yang dilakukan setiap minggu atau dua minggu sekali harus dilakukan untuk memastikan bahwa tugas tetap sesuai jadwal.

Perusahaan besar atau mereka yang memiliki banyak aset dapat memilih untuk melakukan outsourcing tugas peralatan audit. Dalam menentukan masalah ini, perusahaan perlu mempertimbangkan biaya perekrutan vendor luar untuk melakukan tugas ini dengan benar dan efisien terhadap biaya peluang yang terkait dengan waktu anggota staf diambil dari tugas rutin mereka.

4. Konsultasikan dengan vendor CMMS untuk mendapatkan saran

Untuk perusahaan yang telah memiliki daftar inventaris peralatan secara online dan ingin memindahkannya ke CMMS, vendor potensial dapat membantu memahami apa yang perlu dilakukan. Klien dapat memilih untuk memigrasikan data sendiri atau meminta vendor melakukannya untuk mereka. Mereka yang memiliki waktu dan percaya diri dalam menangani aspek teknis implementasi CMMS mungkin menganggap migrasi data mereka lebih baik. Jika Anda ingin memulai, tidak ingin ada masalah, dan ingin pekerjaan selesai sejak awal, vendor CMMS menawarkan opsi penyiapan turn-key.

5. Tinjau dan bersihkan daftar data peralatan CMMS

Langkah terakhir dalam membuat daftar peralatan dan inventaris melibatkan pemeriksaan kesalahan dan memastikan bahwa semua informasi yang relevan telah dikumpulkan. Langkah terakhir melibatkan hal berikut:

• Memverifikasi daftar Inventaris selesai (merekomendasikan untuk mendapatkan sepasang mata kedua)
• Periksa untuk melihat apakah ejaan sudah benar (kesalahan ejaan menandakan kurangnya kredibilitas)
• Gambar jelas dan diformat dengan tepat untuk dilihat di perangkat yang berbeda
• Semua manual dan dokumen dirujuk
• Peralatan dan lokasi aset sudah benar

Menambahkan perangkat lunak pelacakan peralatan ke operasi melibatkan lebih dari sekadar investasi finansial. Ini membutuhkan komitmen terhadap waktu dan energi yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa sistem melakukan apa yang dirancang untuk dilakukan. Membuat inventaris peralatan dan aset yang komprehensif yang dimasukkan dengan benar ke dalam sistem sangat penting untuk hasil yang sukses. Untuk itu, vendor dengan senang hati menawarkan saran kepada klien tentang opsi implementasi perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Terlepas dari opsi yang dipilih, setelah penyiapan sistem selesai, CMMS menawarkan kepada perusahaan cara yang sepenuhnya otomatis untuk memastikan bahwa operasi berfungsi sebaik mungkin sekaligus menghemat waktu, energi, dan uang.

Di Hippo CMMS, kami tahu bahwa 6 bulan pertama implementasi adalah yang paling penting untuk kesuksesan pelanggan. Jika Anda tidak memiliki dukungan dari semua pengguna dan adopsi rendah, kemungkinan implementasi CMMS untuk sukses tidak menjanjikan. Inilah sebabnya mengapa kami banyak berinvestasi dalam proses orientasi pelanggan kami. Jika Anda ingin merasakan layanan pelanggan kami yang tak terkalahkan dan perangkat lunak ramah pengguna, Anda dapat mencobanya gratis selama 30 hari!