Implementasi CMMS dalam 5 Langkah Mudah
Selama dua dekade terakhir, sistem Computerized Maintenance Management Software (CMMS) telah menjadi solusi manajemen pemeliharaan pilihan untuk semakin banyak pelanggan di spektrum yang luas dari sektor industri, perusahaan dan jasa. Dan ada alasan bagus untuk ini. Untuk memulai, CMMS adalah sistem manajemen otomatis yang canggih dan kuat yang memanfaatkan ribuan titik data yang pada waktu tertentu memberikan gambaran umum tentang operasi fasilitas kepada pengguna atau sebagai alternatif, status masing-masing peralatan. Sistem ini memiliki kemampuan untuk memantau tingkat persediaan, melacak dan mengelola perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan yang paling penting, mereka dapat langsung menentukan aset perusahaan mana yang memerlukan pemeliharaan preventif (PM). Fitur terakhir inilah – pemeliharaan preventif – yang membentuk episentrum dan aspek paling berharga dari CMMS. Pengenalan PMs ke dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan telah bertanggung jawab untuk memperpanjang umur peralatan, organisasi yang lebih baik, manajemen waktu yang lebih baik dan pemanfaatan tenaga kerja dan pada akhirnya, mengurangi biaya operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan.
Sekuat CMMS, kinerja optimal dan penghematan biaya yang dihasilkan hanya dapat diwujudkan melalui implementasi yang tepat dan penggunaan sistem yang konsisten. Ketika datang ke rencana implementasi CMMS, ini mengacu pada membuat perangkat lunak manajemen beroperasi penuh. Ini melibatkan sejumlah langkah termasuk perencanaan sistem, integrasi data, pengembangan dan penjadwalan PM dan pelatihan staf serta dukungan teknis yang berkelanjutan. Tanpa implementasi perangkat lunak CMMS yang tepat, bahkan sistem yang paling kaya fitur pun akan gagal mencapai tujuan yang diinginkan.
Berikut adalah lima tips implementasi perangkat lunak CMMS untuk memastikan bahwa sistem akan beroperasi sebagaimana mestinya.
Ikhtisar singkat tentang 5 langkah Implementasi CMMS.
- Dapatkan masukan dan masukan dari staf pemeliharaan
- Menilai sumber daya perusahaan dan menetapkan tujuan penerapan CMMS yang realistis
- Tentukan peran dan izin pengguna
- Kembangkan program pemeliharaan preventif (PM)
- Menjalani orientasi dan pelatihan pengguna secara menyeluruh
Mari kita pahami setiap langkah secara detail.
1. Dapatkan masukan dan masukan dari staf pemeliharaan
Bahkan sebelum sistem CMMS dibeli, adalah penting bahwa semua anggota staf diinvestasikan sepenuhnya dalam pendekatan manajemen pemeliharaan. Ini adalah langkah pertama dalam mengamankan implementasi CMMS yang sukses. Mendapatkan masukan dari mereka yang akan menggunakan sistem akan memastikan bahwa sistem tersebut memiliki fitur yang paling sesuai dengan kebutuhan, tantangan, dan tujuan perusahaan, apakah itu mengurangi biaya perawatan reaktif atau korektif, mengurangi waktu henti peralatan, atau mengurangi penggunaan teknisi. Selama waktu ini juga tim pemeliharaan harus memutuskan bagaimana CMMS akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, ini melibatkan pengidentifikasian aset, inventaris, dan pengguna mana yang akan dimasukkan dalam database sistem. Pilihan ini akan memiliki pengaruh besar pada ruang lingkup operasi sistem CMMS serta berapa lama dan melibatkan fase integrasi data implementasi akan berlangsung.
2. Menilai sumber daya perusahaan dan menetapkan tujuan penerapan CMMS yang realistis
Seperti yang baru saja dicatat, selama fase implementasi sistem otomatis, semua data penting mengenai inventaris, aset, dan pengguna dimasukkan ke dalam perangkat lunak CMMS. Ini adalah saat ketika pemilik bisnis harus hati-hati menilai kemampuan mereka sendiri. Ada sejumlah opsi yang tersedia untuk fase implementasi perangkat lunak CMMS ini berdasarkan kebutuhan, waktu, dan sumber daya pelanggan. Beberapa pelanggan yang memiliki waktu dan sumber daya teknis internal mungkin lebih suka melakukan integrasi data sendiri. Ketika ada database aset dan inventaris yang ada, itu dapat dimigrasikan ke CMMS baru oleh pelanggan atau dengan bantuan teknisi yang disediakan vendor. Vendor CMMS menawarkan kepada klien pilihan dukungan dalam bentuk audit internal atau dukungan teknis jarak jauh dan telepon untuk tujuan implementasi CMMS.
Baik pemilik perusahaan memilih untuk melakukan audit aset dan inventaris mereka sendiri atau meminta spesialis teknologi vendor melakukannya untuk mereka, berikut adalah beberapa parameter untuk jadwal waktu yang realistis untuk proses ini:
• Perusahaan dengan aset 0-100 =30 hari
• Perusahaan dengan 200 aset =45 hari
• Perusahaan dengan aset 201-500 =90 hari
3. Tentukan peran dan izin pengguna
Banyak sistem CMMS memungkinkan manajer pemeliharaan untuk menetapkan tingkat akses yang berbeda ke perangkat lunak CMMS. Ini berarti bahwa beberapa pengguna dapat memiliki akses ke semua bagian sistem sementara yang lain (mungkin dalam berbagai tingkat) tidak. Ini sangat membantu ketika pengguna berbeda berdasarkan peran, tanggung jawab, dan bahkan lokasi situs mereka. Manajer pemeliharaan perlu mempertimbangkan variabel-variabel ini saat menetapkan akses pengguna selama proses implementasi CMMS.
4. Kembangkan program pemeliharaan preventif (PM)
Program pemeliharaan preventif yang disesuaikan adalah fitur paling berharga dari CMMS. Untuk alasan itu dan juga karena tidak ada dua perusahaan yang sama, itu harus dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan unik organisasi. Pengembangannya merupakan aspek penting dari implementasi CMMS. Bagian dari proses ini melibatkan peninjauan riwayat perbaikan peralatan sambil juga mempertimbangkan siklus produksi perusahaan. Dengan demikian, peralatan dapat diprioritaskan berdasarkan usia dan/atau frekuensi perbaikan. Di sisi lain, jadwal pemeliharaan preventif dapat diatur selama waktu penggunaan rendah dan/atau tanggal inspeksi.
5. Menjalani orientasi dan pelatihan pengguna secara menyeluruh
Kedua fungsi implementasi perangkat lunak CMMS ini tidak boleh diabaikan atau diremehkan karena tanpa mereka semua upaya lain dapat dianggap tidak berguna. Efektivitas sistem manajemen pemeliharaan sangat bergantung pada penggunaan yang konsisten dan tepat oleh staf pemeliharaan. Orientasi dan dukungan teknis berkelanjutan adalah dua cara untuk memastikan bahwa CMMS melakukan pekerjaan yang dimaksudkan untuk dilakukan.
Seperti halnya dengan dukungan yang dijelaskan sebelumnya, banyak vendor CMMS juga menyertakan dalam paket sistem mereka berbagai onboarding dan sumber daya berkelanjutan untuk membantu pengguna dalam penggunaan sistem di awal dan sepanjang waktu. Sumber daya ini tersedia sebagai manual online, video, email, obrolan, dan rekaman webinar, serta dukungan telepon.
Tidak ada keraguan bahwa CMMS adalah produk manajemen perawatan yang sangat baik. Namun, terlepas dari rekam jejak mereka yang terbukti, tidak ada yang akan mencapai potensi mereka tanpa penerapan sistem yang tepat termasuk pelatihan pengguna. Ketika mempertimbangkan total biaya sistem manajemen pemeliharaan, pemilik bisnis perlu mempertimbangkan biaya layanan dalam waktu dan staf yang dibutuhkan untuk implementasi perangkat lunak CMMS terhadap biaya yang terkait dengan layanan dukungan tambahan melalui vendor. Tinjauan yang cermat terhadap tujuan, anggaran, dan sumber daya perusahaan yang dilayani akan memandu pemilik bisnis dalam memilih layanan orientasi dan implementasi CMMS yang paling sesuai. Berinvestasi dalam layanan implementasi CMMS baik secara internal atau melalui vendor memastikan pengaturan sistem yang tepat saat dukungan orientasi mengarah pada peningkatan adopsi pengguna yang pada gilirannya, mengarah pada efisiensi operasi, peningkatan masa pakai peralatan, pengurangan biaya, dan ROI yang lebih besar.
