Perangkat Lunak CMMS :Penyembuhan untuk Manajemen Inventaris yang Buruk di Fasilitas Perawatan Kesehatan
Bayangkan Anda mengelola inventaris untuk rumah sakit. Keberhasilan Anda bergantung pada jawaban yang akurat untuk pertanyaan seperti:"Barang apa yang saya miliki?" dan “Berapa banyak dari setiap item yang saya miliki?”
Anda juga memerlukan cara untuk menjaga agar jawaban Anda tetap akurat dari waktu ke waktu. Rumah sakit adalah lingkungan yang bergerak cepat, dan pengobatan modern melibatkan banyak perangkat sekali pakai dan sekali pakai. Tingkat inventaris dapat berfluktuasi tajam dari hari ke hari, bahkan dari jam ke jam.
Solusinya adalah fitur pelacakan inventaris dari perangkat lunak CMMS, yang memungkinkan Anda untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang setiap item, hingga penekan lidah terakhir.
Inilah cara kerjanya. Setiap kali inventaris baru masuk, inventaris tersebut dipindai dan ditambahkan secara otomatis ke catatan Anda melalui CMMS. Karena seluruh sistem berbasis cloud, informasi tersedia dari mana saja, kapan saja. CMMS juga dapat melacak ketika sesuatu digunakan. Misalnya, ketika motor berjalan di tempat tidur yang dapat disesuaikan, suku cadang pengganti ditunjukkan dalam perintah kerja, dan ketika teknisi menutup perintah kerja, suku cadang secara otomatis dihapus dari catatan inventaris Anda.
Itu mengesankan, tetapi ini juga baru permulaan. Pelacakan inventaris memberi Anda jawaban atas berbagai pertanyaan penting. Kunci untuk menjawab setiap pertanyaan adalah menggunakan perangkat lunak CMMS Anda untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi yang benar tentang item dalam inventaris Anda. Mari kita lihat beberapa pertanyaan ini dan cara menjawabnya menggunakan software CMMS.
Bagaimana saya dapat dengan cepat menemukan apa yang saya butuhkan?
Informasi yang Diperlukan : Nama, deskripsi, dan Lokasi fisik.
Tidak dapat menemukan sesuatu sama persis dengan tidak memilikinya sama sekali.
Pastikan untuk menyertakan tidak hanya nama item, tetapi juga deskripsi. Meskipun kebanyakan orang akan tahu nama persisnya, beberapa hanya akan tahu seperti apa sesuatu itu atau apa fungsinya. Menambahkan nama dan deskripsi juga memecahkan masalah item yang memiliki lebih dari satu nama. Penekan lidah, misalnya, sering disebut spatula, tetapi hanya digunakan untuk satu hal.
Jika inventaris dibagi di antara beberapa fasilitas, pastikan untuk menyertakan lokasi setiap item. Hal ini dapat bersifat umum seperti ruangan tempat ia berada hingga rak dan kotak yang sama persis, bergantung pada ukuran dan kecanggihan sistem Anda.
Bagaimana saya bisa membeli lebih banyak?
Informasi Diperlukan :Beli detail kontak pemasok, nomor seri nomor suku cadang, dan daftar harga terkini.
Ini semua informasi yang Anda butuhkan untuk melakukan pemesanan dengan cepat dan mudah saat restocking. Keuntungan nyata memiliki informasi ini untuk pelacakan inventaris berbasis CMMS adalah *Anda* tidak perlu melakukan pemesanan; CMMS melakukannya untuk Anda. Setelah Anda mengatur ambang penyetokan ulang, perangkat lunak dapat menggunakan level yang ada dan perkiraan waktu tunggu untuk menghitung kapan harus melakukan pemesanan berikutnya.
Apa yang harus saya lakukan jika ada barang yang rusak?
Informasi Diperlukan : Detail kontak produsen, detail kontak pembelian pemasok, dan nomor lot Garansi
Informasi tentang garansi akan sangat penting saat Anda memutuskan langkah selanjutnya. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin harus menghubungi produsen sementara di kasus lain klaim garansi ditangani oleh pemasok pembelian. Either way, memiliki nomor lot dapat menghemat sakit kepala Anda, karena Anda dapat dengan mudah melacak semua yang lain di inventaris Anda yang berasal dari batch buruk yang sama, dan mencoba mengirimnya kembali juga
Kapan saya harus mengisi ulang?
Informasi Diperlukan :Kekritisan
Tingkat kritis tidak ditulis di sisi kotak. Itu adalah sesuatu yang harus Anda hitung sendiri untuk setiap item dalam inventaris. Pada dasarnya, ini adalah jawaban dari pertanyaan “Seberapa sulit menjalankan rumah sakit ini tanpa item ini?”
Kita dapat melihat cara kerjanya dengan membandingkan penganalisis kimia dengan defibrilator. Sepertinya defibrillator lebih penting, karena perangkat digunakan untuk menghidupkan kembali jantung pasien. Penganalisis kimia, di sisi lain, tampaknya kurang kritis. Ketika rusak, dokter tidak bisa memerintahkan pekerjaan darah. Tetapi penganalisis kimia memiliki kekritisan yang lebih tinggi. Kemungkinan hanya ada satu penganalisis kimia di lab, tetapi ada banyak defibrillator di seluruh rumah sakit. Jika seseorang tidak bekerja, ada banyak orang lain yang bekerja. Jika penganalisis kimia tidak berfungsi, seluruh lab akan terhenti.
Setelah Anda menentukan tingkat kekritisan, Anda dapat mengatur tingkat persediaan yang aman dan menyusun ulang ambang batas untuk suku cadang. Dalam contoh di atas, Anda mungkin memiliki banyak untuk penganalisis kimia, tetapi tidak ada di tempat untuk defibrillator.
Kesimpulan
Manajemen inventaris yang sukses dimulai dengan menentukan apa yang Anda miliki dan berapa banyak yang Anda miliki. Tapi itu tidak berakhir di sana. Dengan memikirkan pertanyaan yang ingin Anda jawab, cerita yang Anda ingin pelacakan inventaris Anda ceritakan, Anda dapat menentukan informasi yang Anda butuhkan dan cara terbaik untuk mengaturnya dalam CMMS Anda.
Referensi
PEW Research Center:Internet &Technology (2017) Mobile Fact Sheet.
