Menjaga Kepatuhan di Fasilitas Perawatan Senior dengan CMMS

Sejarah panjang keterlibatan pemerintah federal, negara bagian, dan lokal dengan fasilitas perawatan senior memiliki banyak pasang surut, tetapi secara keseluruhan, ada peningkatan yang stabil dalam jumlah peraturan. Itu berarti departemen pemeliharaan di fasilitas ini menghadapi tantangan kepatuhan yang terus meningkat. Apa solusi jangka panjangnya?

Perangkat lunak CMMS berfitur lengkap membantu departemen tetap patuh. CMMS yang baik membantu Anda:

• menyiapkan program pemeliharaan preventif yang sesuai dengan kepatuhan
• tetap gesit dan cepat beradaptasi dengan peraturan baru
• memelihara catatan yang akurat dan menghasilkan laporan penuh data

Pemeliharaan preventif yang sesuai dengan kepatuhan

Ada peraturan untuk bagaimana sesuatu dilakukan dan seberapa sering. Modul pemeliharaan preventif dalam CMMS yang kaya fitur memastikan bahwa tugas-tugas ini dilakukan sesuai jadwal dan tidak ada yang terlupakan. Misalnya, fasilitas perawatan senior dengan pasien yang menderita demensia memerlukan fitur keamanan yang sangat spesifik. Karena pasien berada pada risiko yang lebih tinggi untuk tersesat, dengan konsekuensi yang mungkin berbahaya, sayap diamankan dengan "kunci pengganggu" khusus. Pengasuh dapat mengatur dan membukanya dengan mudah sementara pasien tidak bisa, tetapi hanya karena mereka tidak terlihat seperti kunci dan bagian yang bergerak disembunyikan dengan cerdik. Namun, jika salah satu menjadi longgar, pasien yang gigih dapat membukanya dengan cukup mudah. Program pemeliharaan preventif yang didukung CMMS memastikan kunci ini diperiksa dan dikencangkan secara teratur.

Dan dengan CMMS yang baik, PM, seperti halnya perintah kerja permintaan biasa, penuh dengan informasi untuk membantu teknisi melakukan berbagai hal dengan tepat waktu dan benar, termasuk:

• Lengkapi riwayat perintah kerja aset
• Bagian dan bahan terkait
• Petunjuk detail langkah demi langkah
• Manual O&M versi digital
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Peta lantai interaktif

Adopsi tangkas dengan perintah kerja yang kaya data

Tetap mengikuti perubahan peraturan sangat menantang sehingga fasilitas perawatan senior sering kali memiliki petugas kepatuhan yang berdedikasi. Bahkan untuk fasilitas dengan petugas, lowongan pekerjaan untuk posisi administrasi tingkat tinggi umumnya masih mengharuskan pelamar memiliki pengetahuan kerja yang kuat tentang undang-undang yang berlaku.

Untungnya, kepala departemen pemeliharaan tidak diharapkan memiliki pengetahuan ensiklopedis tentang peraturan dan regulasi terbaru. Misalnya, Anda tidak diharapkan untuk hafal peraturan federal yang mencakup keselamatan kebakaran (yang ada di Joint Commission/NFPA Life Safety Book. Bahkan hanya versi PDF yang terlihat berat).

Namun, Anda diharapkan untuk secara efisien mengomunikasikan kepada teknisi Anda setiap perubahan pada kebijakan dan praktik terbaik departemen pemeliharaan yang merupakan hasil dari undang-undang baru. Saat ada peraturan federal baru tentang bagaimana dan seberapa sering alarm kebakaran perlu diuji, Anda harus memberi tahu tim dan kemudian menegakkan kebijakan baru.

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan rumah sakit yang baik membuat ini lebih mudah. Tanpa sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, Anda mungkin harus mengadakan rapat umum untuk meninjau perubahan. Atau, Anda mungkin memilih untuk mengirim email dan berharap semua orang membaca dan memahaminya. Namun, dengan CMMS, yang perlu Anda lakukan hanyalah memperbarui beberapa perintah kerja dalam jadwal pemeliharaan preventif yang ada. Dengan hanya mengubah frekuensi PM dan memperbarui petunjuk langkah demi langkah yang dapat disesuaikan, Anda dapat memastikan teknisi mengikuti semua aturan baru.

Apa susahnya ganti PM? Tidak sulit sama sekali, dan salah satu alasan utamanya adalah CMMS yang baik didukung oleh basis data berbasis cloud, menjadikannya mutakhir dan dapat diakses dari perangkat seluler apa pun. Alih-alih bekerja dengan secarik kertas yang mudah hilang atau sejuta versi berbeda dari file spreadsheet yang sama, setiap orang yang mengakses CMMS melihat versi data terbaru. Anda tidak perlu khawatir tentang teknisi yang secara tidak sengaja menggunakan salinan formulir atau file lama yang kedaluwarsa.

Laporan khusus yang dibuat secara otomatis

Kepatuhan memiliki dua bagian. Ada bagian yang patuh. Dan kemudian ada bagian yang sama pentingnya untuk membuktikannya. Perangkat lunak CMMS berfitur lengkap membuat keduanya lebih mudah.

Mari kita ambil contoh dasar. Anda perlu menemukan jumlah rata-rata waktu yang dibutuhkan teknisi untuk menyelesaikan perintah kerja. Di sini, kita hanya akan melihat urutan kata permintaan, jadi pada dasarnya kita menjawab pertanyaan "Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sesuatu setelah seseorang mengetahuinya rusak?" Tanpa CMMS, pertama-tama Anda harus mengumpulkan semua perintah kerja permintaan Anda. Dengan kertas atau spreadsheet, semuanya tergantung pada seberapa terorganisir Anda selama ini. Mungkin Anda memiliki semua kertas dalam tumpukan rapi yang bagus atau semua file diberi nama dengan benar dan disimpan dalam satu folder. Jika tidak, itu bisa menjadi tantangan nyata untuk menemukan semua potongan kertas dan file individual itu. Yang lebih buruk adalah harus melalui akun email Anda mencari file apa pun yang mungkin sekarang hanya ada sebagai lampiran email.

Katakanlah Anda melacak semuanya. Langkah selanjutnya adalah mulai melaluinya, satu per satu, menghitung jumlah waktu antara dihasilkan dan ditutup. Jika Anda menggunakan spreadsheet, ini mungkin sedikit lebih mudah, tetapi apa pun yang Anda lihat, cukup klik dan ketik. Langkah terakhir adalah mencoba mencetak semuanya, dan itu berarti mengatur ulang dan mengubah ukuran kolom jutaan kali mencoba agar semuanya pas di satu halaman.

Dengan perangkat lunak CMMS, itu benar-benar berbeda. Laporan dapat disesuaikan dan dibuat secara otomatis. Anda tidak perlu melacak nomor apa pun. Semuanya sudah ada di software, dijamin akurat dan up to date. CMMS kemudian melakukan semua perhitungan untuk Anda, dan bahkan mencetak hasilnya, dengan format yang bagus.

Langkah selanjutnya

Untuk fasilitas perawatan senior, tetap patuh adalah tantangan; ada banyak aturan dan mereka berubah seiring waktu. Selain itu, kegagalan adalah masalah serius. Dalam skenario kasus terbaik, yang akan Anda hadapi hanyalah denda. Skenario kasus terburuk melibatkan hilangnya kualitas hidup dan cedera atau lebih buruk lagi bagi sebagian dari kita yang paling rentan. Mengerikan.

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan fasilitas rumah sakit berfitur lengkap yang baik dan berbasis data membuat kepatuhan menjadi jauh lebih mudah. Jika Anda tidak memilikinya, atau Anda memilikinya dan itu tidak memberi Anda hasil yang dijanjikan, sekaranglah saatnya untuk mulai berbicara dengan penyedia. Pastikan untuk bertanya kepada mereka bagaimana mereka menangani data Anda. Sama seperti di bidang kesehatan, penyedia CMMS yang baik akan sangat berhati-hati dengan informasi orang lain. Ini adalah data Anda dan harus selalu menjadi milik Anda. Penyedia hanya akan mengurusnya untuk Anda.