Panduan Sederhana untuk Keberhasilan Implementasi Perangkat Lunak CMMS
Anda telah memutuskan untuk mendapatkan perangkat lunak CMMS untuk waktu aktif yang lebih banyak dan pelacakan yang lebih baik. Tetapi karena Anda belum pernah menerapkannya sebelumnya, prosesnya bisa terlihat menakutkan. Kabar baiknya adalah tim di Hippo telah menyelesaikan banyak implementasi CMMS yang sukses. Kami di sini untuk membantu. Begini caranya.
Ketika datang ke implementasi perangkat lunak CMMS, tidak ada jaminan. Bahkan, beberapa memperkirakan tingkat kegagalan di seluruh industri setinggi 80%.
Langkah apa yang dapat Anda ambil untuk memastikan kesuksesan?
Menurut Spesialis Implementasi Hippo Carla Prentice, cara Anda berpikir tentang data Anda sama pentingnya dengan apa yang Anda lakukan dengannya.
Bahkan sebelum Anda memulai penerapan CMMS, ubah cara berpikir Anda tentang data
Berikut adalah beberapa langkah penting yang dapat Anda ambil bahkan sebelum Anda benar-benar berkomitmen untuk mendapatkan CMMS:
- Mulai perlakukan data sebagai sesuatu yang berharga.
- Kembangkan proses agar tetap aman
- Cobalah untuk memanfaatkannya untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Tidak masalah jika Anda adalah operasi besar atau pemilik usaha kecil yang melakukan banyak peran; Anda selalu dapat memulai dengan dasar-dasarnya. Lacak semua manual O&M kertas lama, cetak biru, dan garansi. Meskipun Anda mungkin masih bekerja dengan perintah kerja berbasis kertas atau spreadsheet, yang bisa lambat dan rentan terhadap kesalahan, cobalah untuk menyimpan sebanyak mungkin data Anda. Simpan dokumen Anda di satu tempat dan buat cadangan file komputer tersebut. Kemudian periksa perintah kerja sesuai permintaan Anda, cari tren. Misalnya, jika wastafel di kamar mandi lantai tiga bocor setiap tiga bulan, coba setel PM untuk memeriksanya setiap dua setengah.
Bekerja dengan metode lama ini membuat frustrasi, tetapi ini membantu semua orang memahami peran data dan menghargai apa yang dapat diberikannya.
Setelah Anda siap untuk menerapkan CMMS, ini semua tentang perencanaan ke depan dan melakukan hal-hal dalam urutan yang benar.
Bangun tim implementasi perangkat lunak CMMS yang tepat
Terlepas dari ukuran organisasi Anda, Anda perlu melibatkan orang yang tepat dalam menyiapkan database CMMS.
Setelah mengerjakan banyak proyek, Carla sekarang selalu mendorong organisasi untuk memikirkan cara menciptakan dan mendorong dukungan internal untuk proyek tersebut. Tanyakan pada diri sendiri:
- Siapa yang perlu mendukung proyek agar berhasil?
- Siapa yang paling sulit diyakinkan?
- Bagaimana saya bisa menunjukkan nilai proyek kepada mereka?
Untuk pertanyaan terakhir itu, cobalah untuk menyesuaikan nada Anda. Saat berbicara dengan teknisi, fokuslah pada bagaimana CMMS yang baik membuat hidup tidak terlalu stres. Ketika Anda dapat merencanakan pekerjaan sebelumnya, ada lebih sedikit kejutan karena Anda menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum mereka memiliki kesempatan untuk menjadi masalah besar. Tetapi dengan orang lain dalam organisasi, Anda dapat menjelaskan bagaimana perangkat lunak membantu Anda melacak pengeluaran, yang selalu merupakan langkah pertama untuk memotong biaya.
Dalam pengalaman Carla, teknisi senior jarang perlu diyakinkan. Mitos "orang tua" yang menghindari teknologi dan menolak untuk berubah hanyalah mitos. Faktanya, teknisi senior sering kali menjadi titik kontak terbaik antara Hippo dan organisasi. Mereka tahu segalanya tentang fasilitas tersebut, dan mereka sangat antusias dengan standarisasi dan perampingan alur kerja.
Di atas segalanya, tim harus memiliki rasa kepemilikan atas implementasi dan database CMMS akhir. Karena merekalah yang akhirnya paling sering menggunakannya, mereka perlu memastikan itu mencerminkan alur kerja dan tujuan mereka.
Dan itu di langkah berikutnya di mana mereka mewujudkannya.
Tentukan bagaimana Anda akan mengatur data dalam perangkat lunak CMMS
Carla suka bermain game komputer di mana Anda membangun dunia virtual. Saat dia bekerja dengan tim untuk menyiapkan database, dia ingin mereka membayangkan mereka bermain bersamanya. “Saya meminta mereka untuk membayangkan bagaimana mereka akan mengatur semuanya. Apa dasarnya? Bagaimana semuanya bisa bersatu?”
Merancang arsitektur informasi dengan hierarki yang jelas
Sebaiknya definisikan istilah-istilah itu terlebih dahulu. Arsitektur informasi hanya berarti bagaimana Anda mengatur data Anda. Hirarki informasi adalah bagaimana Anda memperlakukan beberapa data sebagai lebih penting.
Bayangkan Anda telah memutuskan untuk membersihkan garasi. Sekarang, di mana tempat terbaik untuk meletakkan mesin pemotong rumput? Itu harus melalui pintu belakang karena dengan begitu mudah untuk mendorongnya ke halaman belakang. Bagaimana dengan dongkrak ban serep? Anda jarang menggunakannya sehingga bisa diletakkan di belakang rak rendah. Sekarang sudah aman. Untuk setiap item, Anda menemukan tempat yang cocok dengan cara Anda menggunakannya.
Ini pada dasarnya sama untuk data Anda. Anda perlu menemukan cara untuk mengaturnya yang sesuai dengan cara Anda menggunakannya. Menurut Carla, banyak orang membuat keputusan ini berdasarkan industri mereka. Misalnya, produsen fokus pada aset dan peralatan. Hotel, bagaimanapun, lebih memilih arsitektur berdasarkan lokasi.
Carla mendorong tim untuk berjalan-jalan di sekitar fasilitas dan memikirkan bagaimana mereka akan mengatur data mereka. Dengan kamar? Departemen? Di dalam ruangan, apakah mereka akan membagi aset menjadi jalur produksi? Haruskah mereka membagi setiap lini produksi menjadi bagian-bagian peralatan yang terpisah? Ini adalah keputusan penting karena cara Anda mengatur data memengaruhi cara Anda melacak program pemeliharaan.
Pilih nama untuk semua yang Anda butuhkan untuk memelihara dan melacak
Karena nama adalah bagian besar dari arsitektur, Carla suka membicarakannya sejak awal. “Kami dapat menggunakan ID aset dan nomor seri, tetapi Anda juga perlu memikirkan pengguna akhir. Bagaimana mereka akan tahu bahwa mereka sedang mengerjakan peralatan yang tepat?”
Dia ingin tim implementasi membuat lompatan dari berbicara tentang “ruangan dengan tiga boiler di dalamnya” menjadi “Boiler Satu, Boiler Dua, dan Boiler Tiga.” Tampaknya sangat mendasar, dan memang begitu. Tapi itu juga penting. Jika Anda ingin melacak aset Anda secara akurat, Anda perlu cara untuk membicarakannya dengan tepat.
Pikirkan seperti ini:Apa hal pertama yang dipelajari dokter di sekolah kedokteran? Nama-nama untuk semua bagian tubuh.
Carla memiliki banyak ide tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk berhasil. Dia juga memiliki saran tentang cara menghindari beberapa hambatan umum.
Beri diri Anda waktu yang cukup untuk menyelesaikan implementasi CMMS
Berapa lama waktu yang dibutuhkan tergantung pada banyak faktor, termasuk:
- Industri
- Kualitas data yang ada
- Jumlah aset dan peralatan
- Ukuran tim implementasi
Itu juga tergantung pada usia peralatan. Jika Anda memiliki fasilitas yang lebih baru dengan peralatan modern, akan lebih mudah untuk melacak ID aset dan nomor seri. Dan seringkali, Anda dapat mengunduh atau meminta manual dan skema digital langsung dari situs web produsen. Tetapi dengan peralatan yang lebih tua, seseorang mungkin harus menyalin nama dari papan nama yang tergores.
Ukuran dan jumlah fasilitas juga berperan. Carla memberikan contoh di kedua ujung spektrum:satu kamar, operasi manufaktur skala kecil vs komunitas yang terjaga keamanannya dengan banyak bangunan tersebar di beberapa lokasi.
Kuncinya adalah tidak terburu-buru dan merencanakan secara realistis. Salah satu cara penting Carla membantu tim implementasi adalah dengan bekerja sama dengan mereka untuk menetapkan jadwal yang wajar dan pencapaian yang dapat dicapai.
Kembangkan pemeliharaan preventif dan program lain setelah Anda memiliki data
Terkadang organisasi memiliki rencana pemeliharaan preventif yang ingin mereka gunakan sebagai dasar untuk database CMMS mereka. Masalahnya adalah mereka mencoba bergerak ke arah yang salah.
Pertama, Anda perlu menyiapkan aset, peralatan, dan inventaris di database. Anda harus memiliki semuanya bernama dan terorganisir. Kemudian Anda dapat mulai mengatur pemeriksaan dan tugas terjadwal.
Anda tidak dapat menjadwalkan PM untuk memeriksa aset jika aset tersebut tidak memiliki nama di sistem. Tidak ada cara untuk memasukkan bagian dan bahan terkait PM jika Anda belum menambahkan inventaris ke database.
Anda dapat menganggap program pemeliharaan preventif sebagai atap rumah yang sedang Anda bangun. Tidak mungkin melakukan atap terlebih dahulu.
Langkah selanjutnya
Beberapa organisasi memilih untuk melakukan banyak pekerjaan sendiri. Pakar implementasi Hippo membantu membimbing mereka melalui proses, tetapi organisasi melakukan kerja keras saat mengumpulkan data. Misalnya, Carla dapat dengan cepat mengajari siapa saja cara mengunggah gambar sehingga setiap rekaman berisi gambar aset terkaitnya. Tetapi terserah pada seseorang di organisasi untuk pergi ke aset, mengambil gambar itu, dan mengunggahnya.
Untuk organisasi lain, jauh lebih masuk akal untuk membawa auditor profesional ke lokasi, dan Hippo juga menawarkan opsi itu. Tetapi satu-satunya cara untuk mengetahui opsi mana yang paling sesuai untuk situasi spesifik Anda adalah dengan menjangkau dan terhubung.
Semakin banyak yang kami ketahui tentang tantangan dan tujuan Anda, semakin banyak yang dapat kami bantu.
