Pos Blog Teratas 2020 untuk Perangkat Lunak CMMS Hippo

Pada tahun 2020, kata "belum pernah terjadi sebelumnya" memiliki arti yang sama sekali baru. Dalam banyak hal, pandemi COVID-19 benar-benar menulis ulang semua aturan. Tetapi pada saat yang sama, dasar-dasar manajemen pemeliharaan tidak benar-benar berubah. Manajemen aset yang sukses masih bermuara pada penyampaian data yang tepat kepada orang yang tepat semulus mungkin. Perangkat lunak CMMS masih merupakan cara terbaik untuk mengontrol program pemeliharaan Anda.

Itu adalah tahun yang sulit di banyak industri. Misalnya, menurut survei terbaru oleh Produsen &Eksportir Kanada, “65% responden mengalami penurunan tingkat output selama pandemi” karena penurunan permintaan domestik dan asing.

Mari kita lihat apa yang dapat kita pelajari dari posting blog Hippo teratas tahun 2020 untuk memastikan kita siap untuk semua yang ada di tahun 2021 untuk kita.

Kita bisa mulai dengan melihat apa yang masih benar tentang menguasai manajemen pemeliharaan.

Mulai dari awal untuk membuat perintah kerja sesuai permintaan yang efisien dengan perangkat lunak CMMS

Manajemen perintah kerja tetap berarti memiliki langkah-langkah yang benar dalam urutan yang benar, terutama dalam hal apa yang Anda lakukan terlebih dahulu.

Kembali di bulan Februari 2020, di Alur Kerja Anda Mengalir dengan Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan , kami melihat pentingnya portal permintaan terbuka untuk menangkap data yang terkait dengan tugas pemeliharaan berdasarkan permintaan.

Salah satu manfaat utama dari portal terbuka adalah bidang yang diperlukan. Ketika orang-orang mengirim permintaan pemeliharaan, mereka dapat melihat informasi apa yang diinginkan departemen, memastikan mereka memasukkannya.

“...Dan ketika permintaan pemeliharaan tidak lengkap atau membingungkan, departemen pemeliharaan membuang waktu untuk mencari tahu apa yang harus mereka lakukan. Ketika teknisi tidak tahu apa yang mereka hadapi sampai mereka tiba di sana, tidak mungkin untuk sepenuhnya siap dengan suku cadang dan bahan yang tepat. Waktu dengan kunci pas menderita. ”

Dengan portal permintaan terbuka, semua orang memulai dengan langkah yang benar.

Ajukan pertanyaan yang tepat kepada diri Anda sendiri untuk membangun alur kerja pemeliharaan preventif yang efisien dengan perangkat lunak CMMS

Kemudian pada bulan September, kami mempelajari lebih dalam tentang bagaimana dan mengapa manajemen pemeliharaan preventif dengan Panduan Lengkap dan Sederhana untuk Perintah Kerja Kelas Dunia .

Menyiapkan program yang efisien sering dimulai dengan mengajukan pertanyaan yang tepat, baik di dalam maupun di luar departemen pemeliharaan.

“Apakah perangkat lunak perintah kerja Anda saat ini membantu memungkinkan pemeliharaan preventif? Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah ada cara yang efisien untuk melihat data aset historis untuk menentukan tugas dan irama pemeliharaan?
• Bahkan jika saya tahu apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya, apakah mudah untuk membuat dan menetapkan PM? Berapa banyak dari proses ini yang manual versus otomatis?
• Setelah program aktif dan berjalan, bagaimana saya tahu apakah itu berhasil atau tidak? Apakah ada cara mudah untuk mengambil jumlah PM yang dihasilkan dan tidak terjawab untuk menghitung tarif penutupan?

Dalam hal perintah kerja, departemen pemeliharaan bukan satu-satunya yang terpengaruh, jadi Anda perlu berbicara dengan departemen lain, mencari tahu tujuan spesifik mereka, dan melihat apakah proses perintah kerja saat ini juga menghalangi mereka. Ingat, tujuannya bukan untuk mengumpulkan keluhan dari departemen yang berbeda, jadi pastikan pertanyaan Anda fokus pada tujuan dan hambatan. Sebaiknya hindari pertanyaan tentang bagaimana proses membuat mereka merasa dan bagian mana yang mereka suka atau tidak. Sebaliknya, tanyakan kepada mereka apa yang ingin dicapai departemen mereka dan bagaimana proses perintah kerja membuat mereka lebih mudah atau lebih sulit untuk membuat kemajuan.”

Berbekal jawaban tersebut, Anda dapat mulai memperbaiki proses Anda. Anda memerlukan seperangkat sistem untuk bekerja dengan data, yang secara kasar dibagi menjadi tiga jenis tugas:

• Mengambil
• Mendistribusikan
• Memanfaatkan

Sekali lagi, Anda mulai dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan yang tepat.

“Pada dasarnya, seberapa bagus [program pemeliharaan preventif] dalam mengumpulkan data yang baik, seberapa baik itu membuat data itu tersedia bagi orang-orang yang membutuhkannya, dan akhirnya, apa yang bisa Anda lakukan dengan data itu? Sekarang setelah Anda memilikinya, berapa banyak cara berbeda yang dapat Anda lakukan untuk memeras nilai darinya?”

Dengan banyak dari pertanyaan ini, jawaban yang tepat adalah, “Kita bisa melakukan yang lebih baik dengan solusi CMMS yang tepat.”

Ambil langkah ini untuk program pemeliharaan preventif yang efisien dengan perangkat lunak CMMS

Berita buruknya adalah bahwa menyiapkan program pemeliharaan preventif membutuhkan lebih dari sekadar menjalankan daftar pertanyaan singkat. Kabar baiknya adalah bahwa ada proses yang terdefinisi dengan baik, dan kami membahasnya pada bulan Agustus, dengan 6 Item Daftar Periksa Pemeliharaan Pencegahan yang Harus Anda Sertakan .

Menariknya, langkah pertama tidak terkait dengan aset, peralatan, atau data.

Ini tentang orang.

“Salah satu hal terpenting untuk dipertimbangkan saat mengembangkan daftar periksa pemeliharaan preventif adalah mendapatkan orang yang tepat dalam tim pemeliharaan. Sama seperti komputer tidak akan menghasilkan informasi yang berguna tanpa orang yang berpengetahuan untuk menjalankannya, juga benar bahwa program pemeliharaan preventif tidak akan efektif tanpa orang yang tepat untuk mengawasi dan melakukan pekerjaan.

Ketika datang untuk mengoperasikan CMMS menjalankan program pemeliharaan preventif, memilih individu dari manajemen puncak, manajer pemeliharaan, teknisi pemeliharaan, dan staf lain yang memahami cara sistem beroperasi sangat penting.

Lindungi pengetahuan suku dengan perangkat lunak CMMS

Manfaat perangkat lunak CMMS adalah topik favorit untuk blog, jadi tidak mengherankan jika kami menerbitkan Bagaimana Perangkat Lunak CMMS Melindungi Nilai dan Memotong Biaya .

Namun yang mungkin mengejutkan adalah manfaat “pengetahuan suku” CMMS dan proses transfer pengetahuan.

“Untuk banyak departemen, kepemilikan mereka yang paling berharga adalah pengetahuan yang diperoleh dengan susah payah tentang aset yang mereka pertahankan. Tidak ada yang tahu mesin atau peralatan lebih baik daripada teknisi yang menjaganya tetap berjalan. Ketika seseorang dapat mendiagnosis masalah hanya dengan mendengarkan aset atau hanya meletakkan tangan di atasnya untuk merasakan getaran, itu sangat mengesankan. Dan sangat berbahaya.

Itu karena begitu Anda kehilangan teknisi, Anda juga kehilangan semua pengetahuan itu. Ini bukan masalah baru, dan bahkan ada legenda urban yang hebat tentangnya. Dalam cerita, seorang teknisi pemeliharaan pensiun setelah bertahun-tahun bekerja. Dalam bulan pertama, dia dipanggil kembali oleh bosnya yang putus asa. Salah satu mesin mati, dan tidak ada teknisi baru yang tahu untuk menghidupkannya kembali. Pensiunan teknologi datang, berjalan di sekitar mesin beberapa kali, dan kemudian menandai titik dengan kapur. Itu bagian yang perlu diganti, jelasnya. Kemudian dia memberi bos lamanya dengan faktur. Tanda kapur? Sebuah koin. Mengetahui di mana harus meletakkan tanda kapur? Sepuluh ribu dolar.

Perangkat lunak CMMS melindungi semua pengalaman dan pengetahuan teknisi Anda dengan membuatnya mudah untuk memasukkan banyak informasi dalam perintah kerja. Ingat, perintah kerja tidak dicoret-coret di kertas atau ditempel di spreadsheet. Mereka ada di dalam CMMS, membuatnya mudah untuk menambahkan semua yang dibutuhkan teknisi untuk melakukan pekerjaan dengan benar dan menutup secara efisien.”

Kami sangat menyukai ide ini Hippo membuat infografis yang menjelaskan nilai transfer pengetahuan dan beberapa langkah cepat untuk membantu mewujudkannya.

Jangan dapatkan CAFM saat Anda membutuhkan CMMS

Beberapa posting blog kami yang paling populer adalah rincian istilah, teori, dan praktik umum untuk pemeliharaan dan pemeliharaan fasilitas, yang sama sekali tidak mengejutkan. Ketika orang-orang berada di pasar untuk perangkat lunak manajemen pemeliharaan, mereka ingin belajar sebanyak mungkin tentang industri ini.

Dalam Apa Perbedaan Utama Antara Solusi CAFM dan CMMS? , kami membahas beberapa kasus penggunaan utama untuk CAFM.

“…karena istilah tersebut telah menjadi sedikit payung untuk sejumlah jenis perangkat lunak manajemen fasilitas yang berbeda, kita dapat dengan mudah bertanya, Apa yang bukan fitur CAFM? Mari kita persempit daftar menjadi dua yang sangat penting.

CAFM dan perencanaan ruang

Ini dimulai dengan denah detail ruang kantor, termasuk meja, aset, dan peralatan. Manajer fasilitas dapat memastikan ruang digunakan secara efisien dan pekerja diakomodasi dengan baik. Misalnya, jika ada karyawan baru di departemen teknik, manajer fasilitas dapat memastikan ada ruang untuk meja baru. Mereka juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk memfasilitasi pemindahan meja dari penyimpanan ke kantor. Untuk pekerja yang ada, perencanaan ruang mencakup pengelolaan dan pelacakan ruang fleksibel, seperti ruang rapat dan ruang istirahat. Perangkat lunak ini mengumpulkan data berharga tentang siapa yang menggunakan apa, apa yang dimanfaatkan secara efektif, dan apa yang akan disia-siakan.

CAFM dan jarak fisik

Manajer fasilitas sekarang menghadapi tantangan terkait dengan memerangi penyebaran COVID-19, dan salah satu caranya adalah dengan memastikan jarak sosial antar karyawan di tempat kerja. Karena perangkat lunak sudah memiliki data tentang tata letak kantor dan tempat orang duduk, manajer fasilitas dapat menggunakannya untuk memastikan jarak yang aman dengan memindahkan meja secara instan. Manajer juga dapat mengontrol akses dengan manajemen pengunjung dan waktu kedatangan karyawan yang terhuyung-huyung. Mereka juga dapat membuat dan mengelola pemeriksaan kesehatan dan mengumpulkan data untuk pelacakan kontak.”

Postingan ini diakhiri dengan beberapa saran kami yang paling umum dan terbaik:memilih solusi yang tepat dimulai dengan melihat masalah yang ingin Anda pecahkan. Setelah Anda tahu apa yang ingin Anda capai, Anda dapat dengan mudah memilih alat yang tepat. Pada tingkat yang sangat dasar, itu sama dengan memilih obeng yang tepat. Langkah Satu adalah melihat bagian atas sekrup.

Untuk semua hal yang tetap sama dalam manajemen pemeliharaan, ada banyak perubahan besar. Pandemi COVID-19 menciptakan banyak tantangan baru bagi manajer pemeliharaan dan fasilitas. Di blog Hippo, kami membahas beberapa cara berbeda solusi CMMS yang tepat membantu memerangi virus corona.

Standarisasi proses tangkas dengan perangkat lunak CMMS

Pada bulan April, kami menerbitkan Lulus Tes COVID-19:Fasilitas Pendidikan dan Perangkat Lunak Sekolah CMMS , yang mencakup beberapa cara fasilitas pendidikan dapat menggunakan CMMS untuk membantu memerangi COVID-19.

Salah satu ide penting adalah menggunakan perangkat lunak CMMS untuk menyesuaikan program pemeliharaan preventif Anda.

“Umumnya, pemeliharaan preventif memberikan:

• Meningkatkan waktu aktif
• Masa pakai aset lebih lama
• Manajemen inventaris lebih mudah
• Peningkatan efisiensi
• Peningkatan keamanan

Semua ini penting, tetapi dengan COVID-19, mereka menjadi kritis.

Aktifkan beberapa PM

Organisasi di seluruh industri dipaksa untuk memotong setiap biaya yang mungkin. Dan itu berarti departemen pemeliharaan diminta untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit, dengan jumlah teknisi yang lebih sedikit, dan memperhatikan biaya dengan lebih cermat. Hal terakhir yang Anda butuhkan saat ini adalah waktu henti yang tidak terjadwal pada aset penting. Sekarang bukan saatnya boiler berhenti bekerja. Untuk memastikan semua yang Anda butuhkan tetap online, tingkatkan frekuensi dan jumlah pemeliharaan preventif pada aset penting.

Jeda beberapa PM

Pada saat yang sama, ada beberapa PM yang mungkin ingin Anda pikirkan untuk dihentikan sama sekali. Untuk sekolah dasar, misalnya, tidak perlu secara berkala memeriksa struktur bermain di luar ruangan. Di sebagian besar wilayah, mereka terlarang. Di kampus perguruan tinggi yang besar, departemen dapat menghentikan sementara pemeliharaan terjadwal pada beberapa aset di dapur kafetaria. Sebagian besar aset menganggur tidak memerlukan tingkat perhatian yang sama.

Menjeda PM juga dapat membantu dengan laporan. Di akhir bulan, Anda tidak perlu melewati banyak PM yang terlewat yang seharusnya tidak pernah Anda lakukan. Lebih masuk akal untuk menjedanya untuk saat ini, membebaskan Anda untuk menggunakan waktu departemen Anda dengan cara yang lebih sesuai dengan situasi saat ini. Pikirkan seperti ini:Anda mungkin memiliki jadwal untuk menyirami halaman Anda setiap Minggu malam selama musim panas, tetapi tidak masuk akal untuk mengikuti jadwal ketika ada badai petir pada Minggu sore.”

Di sini kita melihat bagaimana CMMS yang baik memungkinkan terciptanya konsistensi sekaligus membantu organisasi menjadi gesit.

Tetap terhubung dari jarak yang aman dengan perangkat lunak CMMS

Pada bulan Mei, kami menerbitkan Menjaga Jarak Sosial dengan Perangkat Lunak CMMS , lihat semua cara CMMS memungkinkan jarak sosial.

Sebelum COVID-19, ada banyak postingan blog yang menjelaskan manfaat menggunakan database CMMS yang dapat diakses dari perangkat seluler apa pun. Saat teknisi dapat langsung mengakses perintah kerja, PM, dan riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset dan peralatan terperinci dari mana saja, kapan saja, ini meningkatkan waktu kerja. Tidak perlu lagi berlari kembali ke kantor untuk mengumpulkan tugas kerja berikutnya atau mengambil manual untuk perbaikan yang rumit.

Tetapi dengan COVID, kemampuan untuk bekerja secara mandiri menjadi semakin penting. Demi keselamatan mereka, teknisi harus menghindari kontak dekat. Perangkat lunak CMMS membuat ini lebih mudah. Misalnya:

“Bergantung pada ukuran fasilitas, kompleksitas tugas, dan senioritas teknologi, banyak manajer akan memeriksa pekerjaan secara visual sebelum menutup perintah kerja. Perangkat lunak CMMS memungkinkan pemeriksaan ini dilakukan dari jarak yang aman.

Ketika teknologi selesai, menggunakan perangkat seluler apa pun yang terhubung ke Internet, mereka dapat mengambil gambar pekerjaan mereka, yang kemudian ditinjau oleh manajer. Puas pekerjaan telah selesai sepenuhnya, mereka dapat menutup sendiri perintah kerja menggunakan perangkat lunak manajemen perintah kerja.”

Dan:

“Tergantung pada ukuran dan tata letak fasilitas Anda, sebaiknya pindahkan perintah kerja agar teknisi tidak saling bertabrakan. Misalnya, untuk departemen pemeliharaan di sebuah hotel, mungkin tidak masalah jika Anda memiliki dua teknisi yang bekerja di kamar yang bersebelahan pada saat yang bersamaan. Namun di pabrik manufaktur, Anda tidak ingin dua teknisi bekerja pada saat yang sama pada aset yang berdampingan.

Kemungkinan cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat PM terhuyung-huyung untuk aset terdekat. Menggunakan tampilan kalender di perangkat lunak CMMS, Anda dapat menarik dan melepas PM. Dalam kebanyakan kasus, terutama dengan PM mengambang, tidak ada perbedaan nyata antara melakukan pekerjaan sehari lebih awal atau satu hari terlambat. Dengan PM terukur dan perintah kerja sesuai permintaan, ada sedikit kelonggaran, tetapi memindahkan perintah kerja itu sering kali masih layak dilakukan.”

Langkah selanjutnya

Dari posting blog yang sama:

“Proses untuk menemukan dan mengadopsi solusi CMMS tidak berubah.

Lakukan riset online, membaca tentang perangkat lunak secara umum dan berbagai penyedia secara khusus. Kemudian jangkau dan mulailah mengatur beberapa pertemuan singkat dan demonstrasi langsung. Ini satu-satunya cara untuk memahami cara kerja perangkat lunak dan cara kerjanya untuk Anda. Selalu pikirkan masalah yang Anda hadapi dan bagaimana mereka terhubung dengan fitur-fitur tertentu dalam perangkat lunak. Langkah ini sangat penting karena hal terakhir yang Anda inginkan adalah CMMS yang penuh dengan fitur yang tidak Anda butuhkan dan tidak Anda gunakan. Ini seperti memesan setiap hidangan di menu, makan sedikit, dan membuang sisanya.

Tapi ada sesuatu tentang mendapatkan CMMS yang telah berubah. Ini adalah urgensinya. Sekarang, lebih dari sebelumnya, manajer fasilitas dan pemeliharaan membutuhkan prosedur dan alur kerja yang dapat bertahan menghadapi tekanan COVID-19. Anda membutuhkan solusi CMMS.”