Manfaat Perangkat Lunak CMMS 

Kami menghabiskan begitu banyak waktu di Hippo untuk menulis tentang manfaat dari solusi CMMS kami sehingga kami telah mengembangkan serangkaian ekspresi masuk kami sendiri. Karena bagus dan pendek, mereka membawa pukulan sambil menghemat waktu dan ruang.

Namun, ada baiknya melihatnya lebih detail untuk lebih memahami dengan tepat apa manfaat CMMS.

Akses di mana saja dari awan

Yang ini muncul setiap kali kita berbicara tentang manfaat CMMS modern yang didukung oleh komputasi awan. Dalam banyak kasus, kami membandingkannya dengan metode berbasis kertas dan spreadsheet tradisional, yang lambat dan rentan terhadap frustrasi unik mereka sendiri.

Dengan kertas, hanya ada satu salinan perintah kerja, dan itu berarti data Anda sering kali tidak lengkap dan selalu rapuh. Tidak lengkap karena Anda hanya bisa mencoret-coret begitu banyak pada selembar kertas. Teknisi mendapatkan deskripsi dasar tentang aset mana yang harus dikerjakan dan jenis pekerjaan yang perlu dilakukan. Dengan banyaknya bacaan yang tersirat, ada banyak pekerjaan tebak-tebakan. Dan datanya rapuh karena betapa mudahnya salah meletakkan selembar kertas.

Dengan spreadsheet, Anda memiliki masalah sebaliknya. Alih-alih memiliki satu salinan, Anda memiliki banyak. Yang ada di desktop Anda, ditambah yang Anda kirimi email ke diri Anda sendiri sebagai cadangan, dan kemudian ada yang Anda kirim ke teknisi. Masalah dimulai segera setelah Anda membuat perubahan pada salah satu salinan ini karena sekarang Anda tidak memiliki salinan, Anda memiliki versi. Perubahan yang Anda buat dalam satu file tidak dibawa ke file lain, dan dengan cepat menjadi tidak mungkin untuk mengetahui versi mana yang terbaru, mana yang memiliki data yang benar. Saat Anda mencoba memperbarui perintah kerja dengan informasi baru, teknisi tidak tahu. Mereka masih mengerjakan data lama. Dan ketika mereka memperbarui versi mereka, menambahkan catatan atau menutup, Anda tidak tahu sampai mereka memberi tahu Anda. Ingat, Anda hanya dapat melihat versi file Anda.

Perangkat lunak CMMS modern mengambil semua data Anda dan meletakkannya di satu tempat. Faktanya, kami melakukan semua pekerjaan berat TI untuk Anda. Kami menangani pencadangan data dan pembaruan keamanan perangkat lunak. Perubahan ditangani secara real-time; saat Anda menetapkan perintah kerja atau teknisi menutupnya, semua orang dapat melihatnya. Dan kami menyediakan data dari komputer atau perangkat seluler mana pun yang terhubung ke Internet. Pada akhirnya, “dari mana saja, kapan saja” berarti di mana pun mereka berada, seluruh tim Anda bekerja dari data yang sama. Manfaatnya adalah Anda selalu bekerja dengan data yang akurat dan dapat diandalkan. Dengan mudah, Anda membuat semua orang tetap dalam lingkaran yang perlu ada di sana.

Alur kerja perintah kerja yang disederhanakan 

Dalam beberapa hal, yang satu ini sedikit terbawa dari manfaat memiliki semua data Anda dalam satu database pusat yang diperbarui secara real-time. Alih-alih harus berlari kembali ke kantor setiap kali mereka menutup perintah kerja dan membutuhkan yang baru, teknisi dapat mengakses tugas saat bepergian. Perangkat lunak perintah kerja modern mengurangi waktu henti teknisi di antara tugas, meningkatkan produktivitas.

Tapi itu lebih dari sekadar memberi tahu teknisi ke mana harus pergi dan apa yang harus dilakukan. Perangkat lunak perintah kerja memberi mereka semua yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien dan menyelesaikan dengan cepat, termasuk: 

• Selesaikan riwayat perbaikan dan pemeliharaan aset 
• Petunjuk langkah demi langkah 
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan 
• Daftar suku cadang dan bahan terkait 
• Skema digital, gambar, manual O&M 
• Situs interaktif dan peta lantai

Juga terkait dengan gagasan untuk bekerja lebih cepat, memiliki daftar suku cadang dan bahan terkait yang dibangun ke dalam perintah kerja menyelamatkan teknisi dari penundaan tak terduga ketika mereka harus berlarian melacak inventaris. Mereka tiba di lokasi dengan semua yang mereka butuhkan. Tetapi ini juga membantu departemen mengontrol tingkat inventaris secara keseluruhan, memastikan Anda memiliki suku cadang yang tepat pada waktu yang tepat, dan dengan harga yang tepat. Ketika teknisi menyelesaikan perintah kerja, suku cadang dan bahan secara otomatis dihapus dari jumlah inventaris Anda. Dan ketika Anda mencapai level minimum yang dapat disesuaikan, perangkat lunak mengirimkan peringatan, memperingatkan Anda untuk melakukan pemesanan. Tidak ada lagi duduk-duduk, menunggu suku cadang tiba.

Orang cenderung menganggap perangkat lunak perintah kerja sebagai jalan satu arah, dengan informasi berpindah dari pimpinan pemeliharaan ke teknisi departemen. Tetapi CMMS yang baik mendukung komunikasi dua arah yang jelas, dan itu membantu departemen menyelesaikan lebih banyak, dan menyelesaikannya lebih cepat. Ketika teknisi memiliki pertanyaan tentang suatu tugas, mereka dapat dengan cepat melampirkan komentar, meminta bantuan, atau penjelasan lebih lanjut. Saat mereka akan menutup perintah kerja, mereka dapat mengunggah gambar digital dari pekerjaan mereka, meminta inspeksi visual virtual.

Maju dari kurva pemeliharaan dengan pemeliharaan preventif

Yang satu ini adalah tentang bagaimana solusi pemeliharaan kami membuatnya lebih mudah untuk mengatur, menjadwalkan, dan melacak program pemeliharaan preventif. Pada akhirnya, Anda keluar dari tumpukan perintah kerja sesuai permintaan dan tetap beberapa langkah di depan. Alih-alih reaktif, sekarang Anda proaktif, menemukan dan menangani masalah kecil sebelum berkembang menjadi masalah besar. Anda tidak hanya menghemat banyak frustrasi tetapi Anda juga menghemat banyak uang organisasi. Contoh cepat:mengganti roda penggerak atau widget murah sebelum rusak berarti perusahaan tidak membayar operator untuk berdiri di samping peralatan yang menganggur dan departemen Anda tidak membayar harga pengiriman suku cadang yang terburu-buru selain tarif lembur untuk teknisi.

Inilah cara perangkat lunak pemeliharaan preventif mewujudkannya. Pertama, ia memiliki semua catatan perbaikan dan pemeliharaan peralatan dan aset Anda dan dapat menghasilkan laporan secara otomatis yang memberi tahu Anda aset mana yang menghabiskan sebagian besar anggaran departemen. Menggabungkannya dengan rekomendasi pabrikan, Anda dapat mengatur PM Anda, yang merupakan tugas pencegahan yang diperlukan dan frekuensinya. Langkah selanjutnya:jadwalkan pemeliharaan preventif di dalam perangkat lunak, yang mudah berkat kalender dalam aplikasi. Masukkan tugas sekali dan minta perangkat lunak secara otomatis menghasilkan dan menetapkan PM berbasis meter dan waktu. Saat Anda perlu memindahkan berbagai hal, seret dan lepas PM Anda untuk menyempurnakan program.

Dalam beberapa kasus, Anda membuat sedikit penyesuaian pada PM Anda untuk mengakomodasi liburan atau suku cadang dan ketersediaan sumber daya dengan lebih baik. Di tempat lain, Anda dapat menggunakan perangkat lunak pemeliharaan preventif untuk menambah, menghapus, atau menyesuaikan sebagian besar program dengan cepat. Misalnya, dengan COVID-19, banyak organisasi menambahkan jadwal sanitasi per jam atau, dalam kasus di mana fasilitas ditutup, menghentikan seluruh program PM mereka.

Pengambilan keputusan berdasarkan data dengan laporan otomatis 

Manajemen aset turun untuk mendapatkan nilai maksimal dari peralatan dan aset dengan jumlah uang paling sedikit, dan pada akhirnya, ini adalah tindakan penyeimbang. Anda mungkin dapat sepenuhnya menghilangkan perintah kerja sesuai permintaan, tetapi tidak ada gunanya jika satu-satunya cara Anda melakukannya adalah dengan PM yang berulang setiap dua hari. Di ujung lain spektrum, Anda mungkin menghemat uang dalam jangka pendek dengan mengurangi pemeliharaan terjadwal, tetapi Anda membayarnya dengan waktu henti yang tidak terjadwal dan perbaikan yang mahal dalam jangka panjang.

Cara terbaik untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan seberapa sering melakukannya adalah dengan pelaporan otomatis yang andal. Sebelum Anda dapat mengambil tindakan korektif yang tepat, Anda perlu mengetahui aset mana yang paling mahal biayanya untuk dijalankan dan jenis perbaikan yang Anda lakukan. Dalam beberapa kasus, Anda dapat menyempurnakan program pemeliharaan preventif Anda. Di tempat lain, Anda dapat memeriksa beralih vendor. Misalnya, jika Anda menambahkan pelumas ke pompa Anda secara teratur tetapi masih mengalami kegagalan, saatnya untuk mengganti pemasok. Dan laporan lebih dari sekadar suku cadang dan peralatan. Itu juga orang. Dengan melacak KPI yang terkait dengan produktivitas, Anda dapat mengelola sumber daya tenaga kerja Anda dengan lebih baik.

Melacak dengan kontrol inventaris 

Salah satu manfaat besar pemeliharaan preventif adalah karena Anda tahu kapan tim melakukan tugas tertentu, Anda dapat dengan mudah memastikan mereka memiliki suku cadang yang tepat saat mereka membutuhkannya. Dan dengan kemewahan pemesanan lebih awal, Anda menghindari pengeluaran ekstra untuk pengiriman yang terburu-buru.

Tapi itu lebih dari itu. Perangkat lunak kontrol inventaris Hippo dimulai ketika Anda memasukkan data penting untuk semua item inventaris Anda:persediaan Anda saat ini dan tingkat nominal Anda yang dapat disesuaikan. Saat seseorang membuat perintah kerja baru, sesuai permintaan, atau pemeliharaan preventif, mereka dapat mengaitkan suku cadang dan material yang diperlukan dengan perintah kerja. Kemudian, ketika teknisi menutup perintah kerja itu, suku cadang dan bahan secara otomatis dihapus dari penghitungan inventaris Anda.

Dan saat level Anda berada di bawah level minimum yang dapat disesuaikan, CMMS akan mengirimi Anda peringatan, sehingga Anda tahu untuk menyiapkan pesanan pembelian berikutnya. Tapi itu juga sangat mudah karena Anda memiliki semua info kontak vendor Anda di dalam CMMS, dan perangkat lunak membantu Anda lebih banyak dengan mengotomatiskan sebagian proses pembelian. Kemudian, saat inventaris tiba, ada proses sederhana untuk memperbarui nomor di CMMS, termasuk cara intuitif untuk menghitung pengiriman sebagian dan lengkap.

Templat perintah kerja 

Saat pertama kali mendapatkan aset baru, masuk akal untuk mengikuti semua rekomendasi dari pabrikan. Merekalah yang mendesain peralatan, jadi mereka yang paling tahu. Selain itu, kemungkinan ada ketentuan dalam garansi yang mengharuskan Anda untuk melakukan (atau menghindari melakukan) pemeriksaan dan tugas tertentu.

Namun seiring waktu, para ahli sebenarnya untuk aset tersebut adalah teknisi di tim Anda yang paling banyak mengerjakannya, mempelajari semua rahasianya. Pada saat itu, mungkin lebih masuk akal untuk mulai melakukan apa yang Anda tahu berhasil, terlepas dari apa yang ada di manual.

Pikirkan seperti ini:ketika Anda pertama kali menikah, mungkin masuk akal untuk meminta tip dari orang tua pasangan Anda tentang hadiah ulang tahun yang bagus. Tetapi begitu Anda memasuki satu dekade pernikahan, orang tua yang sama itu sekarang meminta nasihat Anda. Anda mengenal pasangan Anda lebih baik daripada orang tua mereka sendiri mengenal mereka.

Namun, dengan aset dan peralatan, Anda dapat mengalami masalah ketika semua pengetahuan orang dalam itu hanya ada di kepala satu atau dua teknisi senior. Ini disebut "risiko orang kunci", dan itu berarti departemen Anda berisiko kehilangan semua pengetahuan itu jika hanya beberapa orang kunci yang pergi, baik melalui transfer atau pensiun. Ketika mereka keluar dari pintu itu, begitu juga semua pengetahuan itu.

Cara untuk menghilangkan risiko adalah dengan menjaga pengetahuan pemeliharaan di dalam CMMS, dalam template yang dikemas dengan daftar periksa dan instruksi. Setiap kali Anda membuat perintah kerja baru, Anda dapat menambahkan template hanya dengan beberapa klik, langsung memberikan teknisi apa yang mereka butuhkan untuk memecahkan masalah menggunakan SOP favorit departemen dan praktik terbaik.

Dan ketika teknisi utama tersebut meninggalkan departemen, Anda masih memiliki semua wawasan mereka, dan itu aman serta dapat diakses oleh seluruh tim.

Tampilkan kepatuhan dengan log aktivitas 

Ini dapat bervariasi antar industri, tetapi umumnya, setiap orang harus menemukan cara untuk tetap mematuhi peraturan pemerintah dan standar industri.

Hippo membantu dengan mempermudah pengaturan dan penjadwalan pemeriksaan dan tugas pemeliharaan preventif, mengelola perintah kerja sesuai permintaan, dan memastikan teknisi bekerja dengan baik dengan templat perintah kerja yang dikemas dengan daftar periksa dan instruksi.

Tapi itu hanya mencakup bagian pertama dari kepatuhan, yaitu menjadi patuh. Ada bagian kedua, dan itu bisa sama menantangnya:membuktikan bahwa Anda patuh.

Berita buruk tentang kepatuhan adalah seperti kuis matematika dari sekolah menengah. Tidak cukup memiliki jawaban yang benar; Anda juga perlu "menunjukkan pekerjaan Anda."

Kabar baiknya, Hippo membuatnya mudah. Ingat, dengan CMMS modern, semua data Anda ada di satu tempat yang aman, terlindungi, dan dapat ditelusuri. Artinya, saat Anda harus membuktikan bahwa Anda melakukan pekerjaan yang benar pada jadwal yang tepat, yang perlu Anda lakukan hanyalah menggunakan perangkat lunak untuk membuat beberapa laporan secara otomatis untuk Anda.

Anda juga dapat menelusuri perintah kerja individu untuk memeriksa Log Aktivitas, yang memberi tahu Anda untuk perintah kerja tersebut siapa yang melakukan apa dan kapan mereka melakukannya.

Inspektur OSHA ingin tahu kapan terakhir kali seseorang memeriksa pagar pengaman di mesin cetak? Anda dapat melihat itu segera. Inspektur lain ingin mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan perintah kerja terkait keselamatan tertentu? Itu ada di log.

Tingkatkan transparansi dan tegakkan akuntabilitas dengan pelacakan yang lebih baik 

Saat Anda dapat melacak dan memercayai data Anda, Anda akhirnya dapat melihat apa yang terjadi di departemen Anda. Terakhir, Anda tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak, memberi Anda wawasan tentang cara terbaik untuk memperbaiki masalah dengan aset, peralatan, inventaris, dan bahkan orang.

Setelah mengetahui aset mana yang paling mahal biayanya untuk terus digunakan, Anda dapat mulai mencari tahu alasannya. Apakah sudah waktunya untuk pensiun aset? Haruskah Anda mencari pemasok baru untuk suku cadang dan bahan? Atau, apakah Anda perlu meninjau dan memperbarui SOP untuk perintah kerja dan PM sesuai permintaan?

Dan apa yang Anda pelajari tentang aset Anda, Anda juga dapat mempelajari tentang teknisi yang mengerjakannya. Apakah tingkat penutupan kira-kira sama di seluruh teknologi? Apakah ada seseorang di tim yang perbaikannya cenderung perlu diperbaiki?

Ada juga sisi lain, di mana wawasan data menunjukkan kepada Anda apa yang berfungsi dengan baik. Faktanya, CMMS adalah cara yang bagus untuk menyoroti kontribusi departemen pemeliharaan terhadap keseluruhan garis bawah organisasi.

Manfaat CMMS tidak dijamin 

Itu bukan frasa yang sering kami gunakan, tetapi itu benar. Faktanya, tidak jarang proyek CMMS gagal. Itu berarti Anda memerlukan penyedia CMMS yang berkomitmen untuk kesuksesan jangka panjang Anda dan tahu banyak tentang implementasi CMMS yang sukses. Pertama, Anda ingin memastikan mereka memiliki proses orientasi yang solid dengan instruktur khusus dan berbagai sumber daya, termasuk video yang direkam dan pelajaran online langsung. Kemudian periksa sistem pendukung mereka yang sedang berlangsung.

Langkah selanjutnya

Perangkat lunak CMMS dapat memberikan banyak manfaat. Beberapa dari mereka berlaku untuk semua industri, sementara yang lain lebih spesifik untuk industri. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang jenis manfaat yang dapat Anda harapkan, Anda perlu menghubungi dan mulai berbicara dengan penyedia CMMS. Setelah mereka mengetahui lebih banyak tentang organisasi Anda dan tantangan yang Anda hadapi saat ini, mereka dapat memberi Anda daftar manfaat yang lebih disesuaikan dan menjelaskan bagaimana mereka dapat bekerja dengan Anda untuk memastikan Anda melihatnya.

Hippo memiliki banyak cara untuk membantu Anda, tidak peduli seberapa jauh Anda dalam prosesnya. Kami dapat menjawab pertanyaan Anda, membantu Anda memesan demo software langsung, atau bahkan menyiapkan Anda dengan uji coba gratis.

Tetapi bagaimana jika langkah Anda selanjutnya adalah meyakinkan atasan bahwa departemen Anda membutuhkan CMMS? Kirimkan mereka bagian berikut, ringkasan singkat yang ditulis tepat untuk mereka.

Ringkasan manfaat CMMS

Ada banyak kata kunci seputar manfaat perangkat lunak CMMS, tetapi apa artinya sebenarnya? Bagaimana CMMS dapat benar-benar memberikan? Banyak manfaat datang dari cara sistem diatur, yang merupakan database pusat yang dapat diakses melalui desain UX yang bersih dan rapi. Setelah semua data Anda berada di satu tempat dan dapat diakses dari mana saja, Anda dapat dengan mudah menangkap dan berbagi data, menjadikan semuanya lebih cepat dan lebih andal. Pekerjaan berhenti menyelinap melalui celah-celah, dan tim pemeliharaan tidak hanya dapat menjadwalkan ke depan tetapi juga melihat dengan tepat apa yang mereka capai dan bagaimana mereka melakukannya, sehingga lebih mudah untuk menegakkan kembali dan menciptakan kembali keberhasilan. Dan intinya semua ini adalah penghematan biaya tidak hanya untuk departemen pemeliharaan tetapi juga seluruh organisasi. Ketika tim pemeliharaan Anda memiliki CMMS, mereka dapat memberikan lebih banyak waktu aktif dengan lebih sedikit uang. Anda mendapatkan lebih banyak produktivitas dengan biaya yang lebih rendah secara menyeluruh.