Implementasi Slam Dunk CMMS dengan Dukungan dari Tim Pemeliharaan

Implementasi CMMS yang sukses bukan hanya tentang menjalankan dan menjalankan perangkat lunak. Penyedia perangkat lunak CMMS yang baik selalu melakukannya dengan alur kerja yang dirancang dengan cermat dan jelas. Alih-alih, kesuksesan sering kali bermuara pada kemampuan Anda untuk mendapatkan dukungan dari seluruh organisasi, terutama tim pemeliharaan. Anda membutuhkan mereka diinvestasikan dalam kemenangan.

Tetapi jika Anda belum pernah membangun buy-in, dari mana Anda bisa memulai?

Dengan bertanya pada ahlinya. Jadi, mari kita lihat apa yang dikatakan pelatih paling sukses di dunia tentang memimpin tim menuju kemenangan. Jika sebagian besar implementasi CMMS bergantung pada penerimaan, ada baiknya melihat apa yang dikatakan pelatih terkenal tentang mengatur tim pemenang.

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya:memahami peran setiap orang dalam prosesnya. Karena sebelum Anda dapat membuat tim bekerja sama, Anda perlu mengetahui posisi semua orang, terutama Anda sendiri.

Pikirkan tentang orang-orang dan posisi mereka untuk membangun pembelian perangkat lunak CMMS

“Saya pikir hal terpenting tentang pembinaan adalah Anda harus memiliki rasa percaya diri tentang apa yang Anda lakukan. Anda harus menjadi seorang salesman, dan Anda harus membuat para pemain Anda, terutama para pemimpin Anda, untuk percaya pada apa yang ingin Anda capai di lapangan basket.”

– Phil Jackson, Bola Basket

Jika Anda wiraniaga, tugas Anda adalah membuat semua orang menjual manfaat perangkat lunak CMMS. Jadi, apa cara terbaik untuk menjual kepada semua orang? Jangan. Jangan pernah mencoba untuk menjual semua orang dengan cara yang sama pada ide yang sama. Alih-alih, pikirkan tentang pemangku kepentingan dan kemudian sesuaikan nada baru untuk masing-masing pemangku kepentingan.

Bayangkan tim bisbol rekreasi Anda baru saja memenangkan kejuaraan liga, dan Anda ingin pergi makan malam untuk merayakannya.

Semua orang di tim adalah pemangku kepentingan karena mereka semua terpengaruh oleh keputusan tersebut. Pada saat yang sama, masing-masing memiliki tingkat pengaruh dan minat yang berbeda. Mengapa?

Salah satu dari mereka telah setuju untuk memperlakukan semua orang, jadi mereka memiliki banyak suara di mana Anda pergi. Juga, mereka sedang dalam mood untuk bahasa Cina. Satu lagi alergi terhadap ikan, yang memberi mereka pengaruh ekstra dalam memilih tempat untuk tidak pergi. Rekan setim yang santai berpikir semuanya baik-baik saja. Bahkan, mereka memiliki beberapa sisa makanan di lemari es yang bisa mereka hangatkan dengan mudah dan makan sendiri di depan TV. Orang yang harus memilih terakhir kali tim pergi keluar untuk makan malam sekarang hampir tidak mengatakan apa-apa, tetapi mereka sangat menyukai pizza dan berharap ke sanalah semua orang ingin pergi.

Secara resmi ada empat jenis pemangku kepentingan:

• Pengaruh rendah, minat tinggi
• Pengaruh rendah, minat rendah
• Pengaruh tinggi, minat rendah
• Pengaruh tinggi, minat tinggi

Setiap organisasi akan sedikit berbeda dalam hal siapa yang memainkan peran mana, tetapi Anda kemungkinan masih akan berurusan dengan keempat jenis tersebut.

CEO Anda mungkin berpengaruh tinggi tetapi minatnya rendah. Pada dasarnya, mereka kebanyakan lepas tangan tetapi dapat dengan mudah mematikan proyek jika mereka tidak menyukai apa yang mereka lihat. Jadi mereka mungkin tidak mengikuti demo perangkat lunak, tetapi mereka meninjau fitur dan biaya sebelum keputusan akhir. Dan itu sering sama dengan tim TI internal. Platform CMMS modern adalah layanan berlangganan berbasis cloud. Penyedia melakukan semua pekerjaan berat TI, termasuk menyiapkan database, menjalankan server, dan memperbarui perangkat lunak. Itu berarti departemen TI Anda umumnya tidak akan terlibat dalam proses pemilihan sampai mendekati akhir ketika mereka mungkin memiliki pertanyaan tentang keamanan data dan kata sandi.

Bagaimana dengan pengaruh rendah, minat rendah? Orang dalam pembelian yang memeriksa ulang nomor anggaran inventaris Anda mungkin tidak peduli bagaimana Anda mendapatkan nomor Anda, hanya saja Anda mengirimkannya tepat waktu.

Melihat peluang penerapan Anda menjadi sukses dengan tingkat adopsi berkelanjutan yang tinggi, tim pemeliharaan memiliki pengaruh dan minat yang tinggi. Mereka secara langsung dipengaruhi oleh CMMS baru. Dan mereka perlu mempelajari cara menggunakannya dan kemudian menggunakannya secara konsisten sebelum Anda dapat melihat ROI yang sebenarnya.

Jadi, bagaimana Anda bisa berhasil memasang tim pemeliharaan pada CMMS baru?

Berbicara dengan teknisi pemeliharaan dengan cara yang penting bagi keberhasilan CMMS

“Jika Anda memiliki sesuatu yang penting untuk dikatakan kepada seorang pemain, awali dengan mengatakan sesuatu yang positif. Dengan begitu, ketika Anda mendapat kritik, setidaknya Anda tahu dia akan mendengarkan.”

– Bud Grant, American Football

Jika Anda ingin orang mendengarkan, Anda perlu berbicara langsung dengan minat mereka. Apakah Anda yakin tim pemeliharaan peduli berapa banyak uang yang dapat dihemat departemen dengan perangkat lunak manajemen perintah kerja yang baru? Apakah Anda pikir mereka juga khawatir tentang uang yang dihabiskan departemen untuk pengendalian inventaris yang lemah?

Mungkin tidak.

Tapi yang bisa Anda yakini adalah mereka lelah harus bolak-balik ke kantor pemeliharaan untuk mengambil dokumen baru. Dan mereka tidak suka seberapa sering mereka harus menerapkannya pada perintah kerja karena mereka tidak memiliki akses mudah ke manual dan riwayat pemeliharaan dan perbaikan.

Anda tahu mereka berharap departemen melakukan lebih banyak pemeliharaan preventif daripada berlarian memadamkan api dengan perintah kerja sesuai permintaan yang tak ada habisnya dan tidak dapat diprediksi. Ini sifat manusia yang sederhana:tidak mengetahui jadwal Anda membuat stres. Mereka ingin melihat pekerjaan datang dari beberapa minggu lagi dan tahu bahwa mereka akan memiliki data dan suku cadang yang mereka butuhkan tepat saat mereka membutuhkannya.

Jadi, saat Anda mengajukan ide CMMS kepada tim pemeliharaan, penting untuk berfokus pada cara hal itu menguntungkan mereka secara langsung.

Dan kemudian setelah tim tertarik dengan perangkat lunak baru dan ingin implementasinya berhasil, Anda perlu mengatasi ketakutan apa pun yang mungkin mereka miliki. Ingat, buy-in adalah bagian yang sama dari kegembiraan dan kepercayaan diri. Tim perlu menginginkan CMMS dan merasa mereka dapat menguasainya.

Jadwalkan waktu yang cukup untuk latihan CMMS dan targetkan latihan yang sempurna

“Kuncinya bukanlah keinginan untuk menang. Semua orang memiliki itu. Itu adalah keinginan untuk mempersiapkan diri untuk menang yang penting.”

– Bobby Knight

Latihan tidak membuat sempurna. Hanya latihan yang sempurna yang membuat sempurna.

– Vince Lombardi

Setelah Anda menjual tim tentang manfaat yang secara langsung memengaruhi mereka, inilah saatnya untuk mulai meningkatkan kepercayaan diri mereka dengan pelatihan.

Anda dapat secara signifikan meningkatkan peluang Anda untuk semuanya berjalan dengan baik dengan memilih CMMS yang mudah dipelajari dan mudah digunakan. Desain UX yang cermat sangat membantu. Semakin tidak rumit, semakin cepat tim dapat menyelam dan mulai menggunakannya. Juga, pastikan penyedia memiliki rekam jejak yang baik dengan pelatihan.

Pastikan untuk bertanya:

• Apakah mereka menawarkan opsi di tempat dan juga online?
• Sumber daya apa yang mereka miliki untuk belajar mandiri?
• Apakah mereka dapat bekerja dengan tipe pelajar yang berbeda?
• Opsi apa yang tersedia untuk penyegaran dan pelatihan tentang fitur baru?
• Apakah mereka memiliki pengalaman melatih baik yang paham teknologi maupun yang fobia teknologi?

Ada satu lagi metafora olahraga yang bisa kita lemparkan di sini, dan itu adalah gagasan "gamifikasi." Anda dapat membantu tim Anda bersemangat tentang pelatihan dengan menambahkan batas waktu, poin, dan hadiah.

Jadi, alih-alih memberi tahu tim bahwa mereka harus menyelesaikan video pelatihan pada tanggal tertentu, Anda dapat menetapkan nilai poin untuk setiap pencapaian pelatihan dan memberikan hadiah untuk teknisi dengan poin terbanyak. Kemudian bawa melalui tahap pelatihan dan implementasi untuk membantu memastikan tingkat adopsi yang lebih tinggi. Misalnya, satu pelanggan Hippo memberikan bonus teknisi berdasarkan waktu penyelesaian sumber daya mereka yang dilacak di CMMS.

Anda dapat memenangkan bahkan ketidaksepakatan paling keras di tim pemeliharaan dengan motivasi yang tepat.

Langkah selanjutnya

Siap untuk mempelajari lebih lanjut tentang membangun dukungan untuk implementasi CMMS yang sukses? Atau, apakah Anda masih dalam proses awal dan menginginkan gambaran umum dasar tentang opsi Anda, termasuk fitur dan harga?

Terlepas dari seberapa jauh Anda dalam prosesnya, Hippo ada di sini untuk membantu. Hubungi kami dan kami dapat menjawab pertanyaan Anda, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyiapkan Anda dengan uji coba gratis.

Ringkasan singkat dan lengkap dari entri blog ini

Penyedia yang baik sudah memiliki sisi teknis saat menyiapkan CMMS Anda. Tetapi untuk implementasi yang sukses, Anda membutuhkan lebih dari sekadar solusi teknis yang tepat. Anda juga perlu menjaga faktor manusia, membangun dukungan dari seluruh organisasi. Mulailah dengan memikirkan orang-orang dalam empat jenis pemangku kepentingan, dan kemudian pastikan Anda berbicara dengan orang-orang dengan cara yang mudah mereka pahami, yang berarti berfokus pada kepentingan pribadi mereka. CEO ingin mendengar tentang penghematan biaya. Tetapi tim pemeliharaan dimenangkan dengan berbicara tentang penjadwalan yang lebih baik yang membuat hidup lebih dapat diprediksi, tidak terlalu membuat stres. Dan pastikan Anda mengatur waktu yang cukup untuk latihan. Buy-in adalah bagian yang sama dari kegembiraan dan kepercayaan diri. Anda harus menyiapkan pemain Anda untuk sukses dengan pelatihan yang tepat.