KPI Terbaik untuk Dilacak dengan Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan

Jika Anda ingin mencapai dan kemudian melampaui standar global untuk manajemen pemeliharaan, Anda perlu menemukan KPI yang menunjukkan posisi Anda saat ini dan lintasan umum, di mana Anda berada dan ke mana Anda menuju. KPI yang tepat akan ditampilkan jika Anda sedang mengantre atau gagal mencapai target.

Tetapi sebelum Anda memulai, ingatlah bahwa tidak ada satu set sempurna yang cocok untuk semua orang. Industri dan organisasi yang berbeda mengukur kinerja mereka secara berbeda.

Untuk menemukan yang tepat untuk Anda, Anda harus melihat jenis aset yang Anda kelola dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang spesifik Anda. Dan ini bukan kasus yang lebih, lebih meriah.

Sangat penting untuk memilih dan fokus hanya pada yang membantu Anda berbaris dan benar-benar membidik target Anda.

Sekarang kita tahu alasannya, mari kita lihat apanya. Kami akan membahas metrik pemeliharaan yang dapat Anda lacak sebagai indikator kinerja utama (KPI) untuk meningkatkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan Anda (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas).

Apa itu KPI pemeliharaan?

Mari kita mulai dengan definisi kerja yang cepat. KPI pemeliharaan adalah nilai terukur yang menunjukkan seberapa baik Anda bergerak menuju tujuan pemeliharaan. Ini menjawab pertanyaan berikut:

• Di mana kita sekarang?
• Seberapa jauh dari gawang?
• Apa yang perlu dilakukan untuk mendekati tujuan?

Triknya adalah memulai dengan tujuan. Selanjutnya, cari tahu di mana Anda berada dalam kaitannya dengan tujuan. Kemudian Anda menemukan cara untuk melacak kemajuan Anda ke arah itu. Sasaran Anda akan sangat bergantung pada industri Anda, tetapi umumnya setiap manajemen aset berfokus pada beberapa variasi peningkatan waktu kerja, pemotongan biaya, dan peningkatan pemeliharaan.

Mengapa pelacakan KPI pemeliharaan itu penting?

Itu mudah. Satu-satunya cara Anda akan menjadi lebih baik adalah dengan menetapkan sasaran dan bekerja secara konsisten untuk mencapainya, dan KPI pemeliharaan adalah cara yang bagus untuk memastikan sasaran Anda jelas.

Senang rasanya mengatakan bahwa Anda ingin meningkatkan waktu aktif dan memangkas biaya, tetapi jika Anda ingin meningkatkan waktu aktif sebesar 10% dan memangkas biaya sebesar 20%, kini Anda memiliki standar objektif untuk mengukur kemajuan.

Tetapi keuntungannya dimulai bahkan sebelum Anda mulai bergerak menuju tujuan Anda. Sepanjang proses penetapan sasaran, Anda memiliki kesempatan untuk melihat dari dekat bagaimana Anda menjalankan departemen saat ini, alur kerja, dan proses Anda saat ini.

Apa perbedaan antara KPI pemeliharaan dan metrik kinerja pemeliharaan

Banyak orang menggunakan frasa tersebut secara bergantian, jadi umumnya tidak masalah untuk membicarakannya seolah-olah itu adalah hal yang sama.

Tapi sebenarnya, mereka sebenarnya memiliki arti yang berbeda. Cara termudah untuk memikirkannya adalah dalam hal garis waktu. Mulai dari Anda memiliki tindakan pemeliharaan, hal-hal yang dilakukan tim.

Tindakan ini dapat diukur menggunakan metrik kinerja pemeliharaan. Jadi, teknisi sedang memperbaiki aset saat rusak.

Itulah aksinya. Seberapa cepat mereka dapat mengambil aset yang gagal dan menjalankannya kembali adalah metrik kinerja. Contoh lain:teknisi melakukan pemeliharaan terjadwal pada aset.

Persentase PM terjadwal yang masih dibiarkan terbuka pada akhir minggu adalah metrik pemeliharaan.

Metrik ini akhirnya ditambahkan ke KPI. Anda memiliki KPI yang terkait dengan waktu henti, misalnya, dan Anda ingin mengurangi waktu henti sebesar 10%. Untuk mencapainya, Anda perlu melihat metrik yang bersama-sama memengaruhi waktu henti — hal-hal seperti seberapa cepat teknisi mengatasi kegagalan dan berapa banyak perintah kerja pemeliharaan yang tidak dilakukan setiap minggu.

Dan lagi, banyak orang menggunakan frasa untuk mengartikan hal yang sama.

Sekarang kita tahu apa itu dan mengapa kita membutuhkannya, mari kita lihat beberapa contoh.

KPI seperti mobil:meskipun memiliki fitur dasar yang sama, kita perlu menemukan yang paling cocok untuk kita. Minivan sangat cocok untuk mengantar anak-anak ke sekolah, tetapi Ford Mustang jauh lebih mungkin untuk memenangkan perlombaan.

Apa KPI terbaik untuk pemeliharaan gedung?

Indikator perawatan terbaik sepanjang masa yang praktis? Kemungkinan tidak ada jawaban tunggal untuk pertanyaan itu. Sebaliknya, ada daftar mereka yang mencakup:

• Skor kepuasan pengguna
• Rasio pemeliharaan terjadwal dan tidak terjadwal
• Jumlah keluhan (terhadap jumlah total pengguna)
• Keseluruhan biaya operasional per meter persegi atau kaki
• Waktu rata-rata antara pembuatan perintah kerja dan penutupan

Melihat daftar, kita dapat melihat bahwa kita perlu mengumpulkan data yang berbeda dari tempat yang berbeda. Untuk beberapa di antaranya, misalnya waktu penyelesaian terjadwal vs tidak terjadwal dan perintah kerja, datanya ada di departemen pemeliharaan. Bagi yang lain, seperti skor kepuasan, memerlukan survei terorganisir.

Apa KPI terbaik untuk pemeliharaan pabrik?

Sekali lagi, kemungkinan tidak mungkin untuk memilih satu karena ada begitu banyak yang bagus. Ada berapa banyak? Salah satu cara untuk merasakan angka-angkanya adalah dengan melihat kategori yang berbeda, termasuk:

• KPI perencanaan pemeliharaan
• KPI identifikasi masalah
• Penjadwalan KPI
• KPI penyelesaian perintah kerja
• Akar penyebab KPI

Dan kemudian asumsikan ada antara dua dan lima per kategori.

Mari kita lihat lebih detail beberapa yang paling umum.

KPI pemeliharaan mana yang harus dilacak dengan perangkat lunak manajemen pemeliharaan

• Persentase pemeliharaan terencana (PMP)
• Keefektifan peralatan secara keseluruhan (OEE)
• Rata-rata waktu perbaikan (MTTR)
• Rata-rata waktu antara kegagalan (MTBF)

Persentase pemeliharaan terencana (PMP)

Membandingkan waktu yang dihabiskan untuk pemeliharaan terencana dan tidak terencana. Pada dasarnya, Anda membandingkan semua waktu yang dihabiskan untuk perintah kerja terjadwal dengan semua waktu yang dihabiskan untuk permintaan yang reaktif dan sesuai permintaan.

PMP juga membantu mengidentifikasi seberapa sering aset tersedia. Idealnya, 90% aktivitas pemeliharaan Anda harus dijadwalkan sebelumnya.

Persentase pemeliharaan terencana merupakan indikator penting untuk melacak kesehatan program PM dan mengidentifikasi jalan untuk mengurangi pemeliharaan reaktif.

PMP juga dapat digunakan untuk mengetahui penyebab downtime peralatan, efisiensi yang buruk, dan implementasi yang tidak tepat sehingga masalah ini dapat ditangani.

Untuk menghitung PMP,

PMP =(waktu pemeliharaan terjadwal/total jam pemeliharaan) x 100

Keefektifan peralatan secara keseluruhan (OEE)

OEE membantu melacak produktivitas aset, memberikan wawasan berharga tentang efektivitas rencana pemeliharaan. Ini berfokus pada tiga faktor utama:kualitas, kinerja, dan ketersediaan.

OEE 100% berarti setiap proses berjalan dengan efisiensi maksimum, tanpa gangguan dan kualitas hasil yang baik.

Wikipedia mendefinisikannya sebagai, “Keefektifan peralatan secara keseluruhan (OEE) adalah ukuran seberapa baik operasi manufaktur digunakan (fasilitas, waktu dan material) dibandingkan dengan potensi penuhnya, selama periode ketika dijadwalkan untuk dijalankan.

Ini mengidentifikasi persentase waktu manufaktur yang benar-benar produktif. OEE 100% berarti hanya suku cadang bagus yang diproduksi (kualitas 100%), pada kecepatan maksimum (kinerja 100%), dan tanpa gangguan (ketersediaan 100%).”

Dengan menggunakan OEE sebagai metrik utama, organisasi memperoleh wawasan berharga tentang hambatan dan hambatan serta cara menghilangkannya. Langkah pertama untuk menghilangkan masalah adalah menemukannya.

Untuk menghitung OEE,

OEE =ketersediaan x kinerja x kualitas

Rata-rata waktu perbaikan (MTTR)

MTTR adalah waktu rata-rata yang diperlukan untuk suatu aset didiagnosis, diperbaiki, dan direhabilitasi setelah mengalami kerusakan atau kegagalan. Idenya adalah untuk mengurangi MTTR sebanyak mungkin dengan mempercepat proses pemulihan.

Dengan melacak KPI ini, organisasi meningkatkan ketersediaan aset.

Untuk menghitung MTTR,

MTTR =(total periode waktu henti/ jumlah total perbaikan)

Rata-rata waktu antara kegagalan (MTBF)

Mengukur waktu rata-rata aset naik dan sehat di antara waktu henti yang tidak direncanakan. Pada dasarnya, ini memberi tahu Anda waktu rata-rata suatu aset berjalan di antara kegagalan.

KPI membantu mengidentifikasi berapa lama aset tertentu atau bagiannya umumnya bertahan, memungkinkan Anda untuk mengatur jadwal pemeliharaan preventif Anda. Jika aset biasanya berjalan sekitar tiga minggu di antara kegagalan, pertimbangkan untuk menyetel PM Anda setiap dua setengah minggu.

Untuk menghitung MTBF,

MTBF=(jumlah waktu operasional/jumlah total kegagalan)

Kepatuhan pemeliharaan preventif (PMC)

Mengukur persentase perintah kerja pemeliharaan yang dijadwalkan dan diselesaikan selama waktu yang ditentukan, dan membantu organisasi mengukur efektivitas rencana pemeliharaan preventif mereka. Misalnya, Anda mungkin memiliki 80 perintah kerja yang dijadwalkan tetapi hanya 68 yang selesai pada akhir bulan.

Untuk menghitung PMC,

Kepatuhan Pemeliharaan Pencegahan =(68/80) x 100 =85%

Namun Anda harus berhati-hati dengan KPI ini. Itu tidak memberi tahu Anda berapa banyak dari PM itu yang diselesaikan tepat waktu. Jadi, Anda mungkin memiliki jadwal pukul empat sore selama minggu depan, semuanya akan jatuh tempo pada hari Kamis.

Jika Anda menutup semuanya terlambat, katakanlah Anda melakukan semuanya pada hari Jumat, PMC Anda (Kepatuhan Pemeliharaan Pencegahan) masih akan menjadi 100%. Ada yang salah dengan program PM Anda, dan KPI ini tidak menampilkannya.

Sekarang kami telah menjelajahi beberapa KPI pemeliharaan yang dapat kami lacak, kami perlu menggali lebih dalam dan melihat cara melacaknya. Anda memerlukan alat, proses, dan orang yang tepat.

Apa KPI untuk proses pemeliharaan?

Tetapi hanya karena KPI yang tercantum di atas adalah "klasik", Anda tidak harus fokus pada mereka saja. Bahkan, sangat masuk akal untuk membuat KPI efektif yang spesifik untuk tujuan operasional Anda saat ini. Jika tim sudah bekerja dengan baik dengan OEE, misalnya, Anda dapat berkembang, mencari tantangan baru, dan menetapkan tujuan baru untuk diri sendiri. KPI yang ingin Anda lacak berkaitan dengan di mana Anda berada dan di mana Anda ingin berada; jawabannya berbeda dari setiap orang.

Seperti apa itu?

Apa saja contoh KPI pemeliharaan?

Berikut adalah beberapa contoh KPI perawatan cepat.

• Kurangi pemeliharaan tak terjadwal sebesar 20% selama enam bulan ke depan.
• Kurangi konsumsi listrik sebesar 10% dalam enam bulan.
• Kurangi biaya tenaga kerja sebesar 15% selama 12 bulan ke depan.
• Kurangi persentase keterlambatan PM sebesar 20% dalam tiga bulan ke depan.

Perhatikan bagaimana mereka semua memiliki nomor dan tanggal. Anda harus spesifik tentang apa yang ingin Anda lakukan dan berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk sampai ke sana. Ada seluruh ilmu di balik cara membuat tujuan yang baik dan cara meningkatkan peluang Anda untuk mencapainya. Pernah bertanya-tanya mengapa hampir semua orang gagal pada resolusi Tahun Baru mereka? Itu karena mereka tidak cukup spesifik dan tidak memiliki garis waktu yang dipikirkan dengan matang.

Jadi, ini semua adalah awal yang baik, tetapi tanpa rencana aksi yang solid untuk setiap tujuan, itu benar-benar hanya banyak angan-angan. Sekarang setelah Anda memiliki tujuan, Anda harus mulai berpikir tentang bagaimana Anda akan mencapainya.

Salah satu cara yang mungkin adalah memulai dengan mundur. Ketika Anda ingin mengurangi perawatan tidak terjadwal, Anda harus bertanya pada diri sendiri terlebih dahulu, “Apa yang menyebabkan perawatan tidak terjadwal?”

Ini membantu untuk menjadi sedikit lebih spesifik. Jika Anda menginginkan solusi yang sesuai untuk operasi Anda, Anda perlu mengetahui apa masalahnya di fasilitas Anda. Pemeliharaan yang tidak terjadwal dapat disebabkan oleh banyak faktor yang berbeda, mulai dari perencanaan hingga inventaris MRO. Jika Anda tidak menjadwalkan pekerjaan sebelumnya, Anda akan mendapatkan banyak perawatan yang tidak terjadwal. Tetapi Anda dapat merencanakan semuanya hingga menit dan masih menghadapi banyak masalah karena Anda menggunakan vendor yang salah. Tidak masalah ketika Anda menggunakan inventaris MRO yang buruk, itu selalu akan mengecewakan Anda.

Setelah Anda mengetahui "bagaimana" KPI Anda, Anda perlu fokus pada "kapan". Dan itu lebih dari sekadar memiliki tanggal akhir. Jika Anda ingin mengurangi sesuatu sebesar 10% dalam enam bulan, Anda perlu menetapkan tujuan mini di sepanjang jalan. Di mana Anda ingin berada di tiga bulan? Seberapa jauh Anda seharusnya berada di lima? Sasaran mini ini membantu Anda tetap fokus dan melakukan penyesuaian. Jika Anda tidak membuat kemajuan pada tanda tiga bulan, saatnya untuk menilai kembali rencana Anda.

Bagaimana perangkat lunak CMMS membantu melacak KPI pemeliharaan?

Untuk mewujudkan semua ini, Anda memerlukan cara yang efisien untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memanfaatkan data. Semuanya mungkin dilakukan dengan tangan, tetapi akhirnya menjadi mimpi buruk.

Ada banyak data yang harus dikumpulkan, dan Anda mengandalkan teknisi untuk selalu berhati-hati dan memastikan mereka menuliskan semuanya dengan benar.

Maka Anda perlu menyimpan semua slip kertas atau file spreadsheet itu dengan aman dan teratur. Inilah bagian terburuknya:pekerjaan Anda baru saja dimulai karena sekarang Anda harus mengambil semua data itu dan mulai mengolahnya.

Lebih masuk akal untuk berinvestasi dalam perangkat lunak CMMS yang bagus. Data dikumpulkan secara otomatis saat Anda membuat perintah kerja dan teknisi menutupnya. Berkat komputasi awan, solusi CMMS menjaga semuanya tetap aman di satu database pusat, memastikan semua data Anda selalu terbarui.

Ketika tiba saatnya untuk menghitung KPI pemeliharaan Anda, perangkat lunak ini secara otomatis menghasilkan laporan yang dikemas dengan KPI dan grafik.

Jika Anda tertarik dengan KPI pemeliharaan (dan Anda harus tertarik jika Anda tertarik untuk menetapkan dan mencapai sasaran pemeliharaan), sekaranglah saatnya untuk menjangkau dan mulai berbicara dengan penyedia untuk mempelajari tentang opsi CMMS.