5 Alasan Manajer Pemeliharaan menggunakan Spreadsheet melalui Perangkat Lunak CMMS

Pakar industri, akademisi, manajer pemeliharaan dan fasilitas mengakui dan mengutip manfaat perangkat lunak manajemen fasilitas dalam studi penelitian, artikel, dan sumber lainnya. Perusahaan perangkat lunak membanggakan potensi pengembalian investasi yang tinggi dengan implementasi perangkat lunak pemeliharaan.

Sering disebut sebagai manfaat perangkat lunak CMMS adalah:

• Kemampuan untuk mengelola dan melacak perintah kerja secara efisien
• Pemicu otomatis perintah kerja pemeliharaan preventif
• Peringatan otomatis untuk acara mendatang dan saat persediaan hampir habis
• Peningkatan penjadwalan dan manajemen tenaga kerja
• Komunikasi yang lebih baik antara bagian pemeliharaan dan departemen lain
• Penghematan biaya yang diperoleh melalui pengelolaan inventaris yang lebih baik
• Perintah kerja, pembaruan, dan transaksi lainnya dicatat secara akurat dan dapat dilaporkan
• Buat laporan yang jelas dan akurat untuk audit industri dan inspeksi kepatuhan terhadap peraturan
• Akses ke data pemeliharaan di mana saja, kapan saja
• Pembaruan waktu nyata

Terlepas dari semua manfaat CMMS, mengapa begitu banyak manajer pemeliharaan dan fasilitas masih berpegang teguh pada spreadsheet untuk melacak operasi mereka? Dalam survei terbaru , 45% manajer fasilitas melaporkan bahwa mereka masih menggunakan metode manual untuk melacak operasi pemeliharaan mereka, yang menunjukkan bahwa mereka “tenggelam di atas kertas”. 15% manajer juga mengatakan pelacakan pemeliharaan mereka sama sekali tidak ditetapkan dan 67% menyatakan pelacakan mereka agak mapan.

Masalah Dengan Spreadsheet

Mungkin dibenarkan bagi departemen pemeliharaan untuk memulai menggunakan spreadsheet, perintah kerja berbasis kertas, dan sistem email dan panggilan telepon untuk mengomunikasikan pekerjaan, namun keberhasilan jangka panjang dari metode ini menawarkan hasil yang semakin berkurang. Lagi pula, spreadsheet tidak dirancang dengan mempertimbangkan departemen pemeliharaan Anda. Misalnya, kesalahan dapat terjadi saat menyimpan modifikasi spreadsheet jika lebih dari satu orang bertanggung jawab untuk memperbaruinya. Dalam hal ini, jam input data mungkin hilang atau disimpan. Selain itu, spreadsheet tidak mengirimkan peringatan email terjadwal saat tugas pemeliharaan preventif datang atau saat suku cadang hampir habis. Mereka juga tidak dapat membuat perintah kerja atau pesanan pembelian, dan pengukuran metrik seperti riwayat pemeliharaan, waktu henti peralatan, dan pemanfaatan tenaga kerja dilakukan secara manual, tidak praktis, dan kurang akurat.

Meskipun kami memulai artikel ini dengan menyebutkan manfaat umum dari perangkat lunak manajemen pemeliharaan, menggunakan fitur perangkat lunak perintah kerja untuk mengelola perintah kerja. penting juga untuk mendiskusikan kerugian atau biaya yang dapat timbul seiring dengan penerapan CMMS. Kelemahan ini adalah alasan utama mengapa manajer pemeliharaan dan fasilitas terus memilih untuk menggunakan spreadsheet untuk melacak operasi pemeliharaan.

5 Alasan Mengapa Manajer Masih Menggunakan Spreadsheet daripada Perangkat Lunak CMMS…dan apa yang dapat kami lakukan untuk mengatasinya.

1. Kurangnya dukungan dari manajemen atas:

Pada saat krisis ekonomi atau masalah keuangan, organisasi sering kali berhemat untuk mengimbangi biaya, dan salah satu departemen pertama yang terpengaruh adalah pemeliharaan. Ini karena manajemen tingkat atas biasanya memandang pemeliharaan sebagai beban. Manajemen memiliki kecenderungan untuk melihat pernyataan P&L dengan pandangan yang terlalu disederhanakan. Mereka mengurangi biaya untuk meningkatkan keuntungan jangka pendek. Anehnya studi menunjukkan bahwa jika diterapkan dengan benar perangkat lunak CMMS menghasilkan pengembalian investasi yang tinggi. Lebih aneh lagi, dengan taktik perampingan jangka pendek, perusahaan tidak mengurangi jumlah aset (bangunan dan peralatan), tetapi mengurangi sumber daya yang harus dimiliki departemen pemeliharaan untuk memeliharanya, resep yang jelas untuk tim pemeliharaan yang terlalu banyak bekerja dan fasilitas yang memburuk. Memiliki pengambil keputusan yang berpikir seperti ini membuat sangat sulit untuk menerapkan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi karena CMMS dianggap sebagai biaya tambahan saja.

2. Biaya awal yang tinggi:

Ada lebih dari 150 sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang dapat dipilih, semuanya mulai dari harga dan struktur biaya. Secara tradisional, sebagian besar penerapan CMMS berada di lokasi, atau diinstal pada PC. Penyebaran ini melibatkan pemasangan yang tinggi dan biaya pengaturan yang menghalangi manajer untuk melakukan investasi. Ada terlalu banyak "bagaimana jika?" Bagaimana jika staf pemeliharaan menolak teknologi baru? Bagaimana jika vendor CMMS berhenti mendukung aplikasi? Bagaimana jika perangkat lunak tidak memberikan hasil yang dijanjikan? Seperti apa biaya peralihan itu? Semua hal yang tidak diketahui ini membuat ide untuk menginstal perangkat lunak manajemen pemeliharaan sangat berisiko dan tetap menggunakan spreadsheet sebagai alternatif yang nyaman. Dalam sepuluh tahun terakhir telah terjadi pergeseran menuju CMMS berbasis web dengan biaya awal dan peralihan yang rendah, meniadakan banyak risiko yang disebutkan di atas. Selain itu, sebagian besar sistem memungkinkan Anda untuk memigrasikan data pemeliharaan historis, pengguna, aset, dan peralatan ke sistem baru Anda secara gratis. Anda tidak perlu mulai dari awal mengumpulkan data dan Anda dapat langsung menjalankan laporan pemeliharaan historis. Biaya implementasi sebelumnya dari sistem lama tidak pernah hilang saat bermigrasi ke yang baru.

3. Biaya tersembunyi dan tidak berwujud:

Di permukaan, cukup mudah untuk menghitung biaya penerapan sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Misalnya, jika Anda melihat CMMS berbasis web dengan pengguna tak terbatas (tidak jarang akhir-akhir ini), Anda mungkin mengharapkan biaya menjadi $3.000 dalam biaya lisensi perangkat lunak tahunan dan tambahan $1.500 dalam biaya pelatihan dan pengaturan awal. Itu akan menjadi $4.500 untuk tahun pertama dan $3.000/tahun setelahnya, bukan? Sayangnya, tidak sesederhana itu. Kami telah mengabaikan sejumlah biaya tidak berwujud yang terkait dengan pemasangan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (Perangkat Lunak CMMS). Beberapa di antaranya adalah:

a. Biaya yang terkait dengan evaluasi vendor CMMS yang berbeda:

Sering diabaikan adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengevaluasi vendor perangkat lunak yang berbeda. Manajer yang telah melalui proses ini sebelumnya mungkin terbiasa dengan kunjungan langsung dari vendor perangkat lunak, penerbangan, akomodasi, makan siang, dll. Dengan banyaknya waktu dan biaya yang terlibat, banyak manajer akan menolak mengevaluasi solusi perangkat lunak pemeliharaan. Waktu telah berubah, dan semua kerepotan ini dapat dihindari. Sebagian besar evaluasi perangkat lunak pemeliharaan dapat dilakukan secara online melalui webinar langsung, dan demo yang dipersonalisasi. Lewatlah sudah hari-hari kunjungan situs, anggur dan makan malam, dan negosiasi biaya perjalanan.

b. Biaya yang terkait dengan pembelian perangkat lunak pemeliharaan:

Jika Anda bekerja untuk organisasi yang lebih besar, biasanya ada proses pengadaan formal. Semakin banyak formalitas, semakin banyak waktu dan orang yang terlibat. Pembelian perangkat lunak khususnya, membutuhkan masukan dari departemen yang berbeda; Pemeliharaan harus meneliti persyaratan perangkat lunak fungsional dan memutuskan apakah biayanya sesuai dengan anggaran mereka, TI perlu memastikan bahwa perangkat lunak pemeliharaan memenuhi persyaratan keamanan mereka, dan kebutuhan hukum untuk memastikan perjanjian tingkat layanan masuk akal. Departemen akuntansi mungkin menginginkannya untuk diintegrasikan dengan perangkat lunak akuntansi mereka, sementara manajemen atas mungkin mencari fitur pelaporan yang mencolok. Dengan semua kebutuhan ini, harga perangkat lunak CMMS baru saja naik secara signifikan. Untungnya organisasi yang lebih kecil tidak perlu melewati semua rintangan ini dan manajer pemeliharaan memiliki wewenang untuk membuat keputusan dengan sedikit keterlibatan dari departemen lain. Organisasi yang lebih besar harus belajar untuk melonggarkan cengkeraman mereka dan memberi manajer pemeliharaan lebih banyak otonomi atau memperkuat kebutuhan setiap departemen dan memenuhi yang paling penting. Jika CMMS adalah kesepakatan SaaS (Software as a Service), cukup mudah untuk keluar dari pengaturan jika tidak puas.

c. Waktu yang dibutuhkan untuk penyiapan:

Siapa pun yang memiliki pengalaman melalui implementasi perangkat lunak bisnis tahu bahwa banyak waktu yang terlibat dengan proses pengaturan dan banyak yang bisa salah. Jika Anda bekerja di fasilitas kecil (hotel tunggal kecil, pabrik) dengan hanya 50 buah peralatan dan hanya ingin mendapatkan perangkat lunak pemeliharaan preventif otomatis, penyiapannya cukup sederhana. Yang diperlukan hanyalah mendapatkan daftar aset, dan mengatur jadwal pemeliharaan. Namun, jika Anda mengawasi beberapa fasilitas dengan ratusan atau ribuan aset dan ingin melacak inventaris, vendor, biaya tenaga kerja, pemasok, dan perbaikan, waktu yang diperlukan untuk menyiapkan sistem manajemen pemeliharaan jauh lebih banyak. Manajer pemeliharaan mungkin menyadari manfaat yang dapat diberikan oleh perangkat lunak CMMS, tetapi tidak punya waktu untuk menyiapkan sistem. Memadamkan kebakaran dan memastikan sistem aktif dan berjalan lebih diutamakan daripada menyiapkan program pemeliharaan baru.

d. Waktu yang dibutuhkan untuk pelatihan:

Semakin besar operasi dan semakin banyak persyaratan fungsional yang terlibat, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk melatih staf tentang CMMS. Membuat segalanya lebih sulit adalah memiliki tim pemeliharaan yang tidak paham teknologi. Di banyak organisasi, kami melihat berbagai macam tingkat keterampilan teknis di antara tim pemeliharaan. Departemen yang cenderung lebih tua dalam demografi memiliki waktu yang lebih sulit untuk mengadopsi teknologi baru. Sisi baiknya, karena semakin banyak Milenial memasuki angkatan kerja, kita akan melihat pergeseran ke arah adopsi yang lebih cepat dan lebih sedikit resistensi terhadap teknologi baru. Ini bukan untuk mengatakan bahwa generasi yang lebih tua tidak dapat mempelajari perangkat lunak manajemen pemeliharaan, tetapi ini mungkin menyiratkan bahwa tim Anda akan memerlukan lebih banyak jam pelatihan untuk menjadi nyaman dengan perangkat lunak tersebut. Perlu diingat bahwa banyak vendor CMMS menawarkan pelatihan gratis untuk klien dan dengan cepat memberikan layanan dukungan berkualitas . Juga membuat segalanya lebih mudah adalah meningkatnya tren perangkat lunak CMMS yang ramah pengguna. Vendor meluncurkan versi baru perangkat lunak mereka dengan desain yang lebih sederhana dan navigasi intuitif untuk meningkatkan pengalaman pengguna.

e. Biaya penyesuaian perangkat lunak:

Seringkali setelah membeli perangkat lunak manajemen pemeliharaan, perusahaan menyadari bahwa perubahan harus dilakukan agar perangkat lunak lebih sesuai dengan kebutuhan operasional spesifik mereka. Di masa lalu, ketika instalasi CMMS hanya dilakukan di tempat dan dibeli langsung, penyesuaian perangkat lunak diharapkan dan dikenakan biaya tinggi. Saat ini, dengan semakin banyak perusahaan yang memilih pengaturan SaaS, masalah penyesuaian perangkat lunak menjadi perdebatan. Klien kurang bersedia untuk berinvestasi dalam jumlah besar dalam biaya penyesuaian perangkat lunak untuk perangkat lunak yang pada dasarnya mereka sewa. Namun, meskipun vendor perangkat lunak pemeliharaan tidak membuat perangkat lunak yang dapat disesuaikan pengguna, mereka bersedia bermitra dengan klien untuk mendengarkan kebutuhan pengembangan mereka dan berbagi sebagian biaya penyesuaian.

4. Risiko kegagalan yang tinggi:

Kebenaran yang menyedihkan adalah instalasi manajemen pemeliharaan tidak memiliki rekam jejak terbaik. Beberapa penelitian menunjukkan tingkat kegagalan 40% sementara yang lain melaporkan setinggi 80%. Tingkat kegagalan yang tinggi dikaitkan dengan rencana implementasi yang buruk, pengaturan yang buruk, kurangnya dukungan vendor, penolakan dari pengguna, dan pelatihan yang tidak memadai. Apa pun alasannya, vendor perangkat lunak pemeliharaan bekerja lebih keras untuk membuat perangkat lunak yang lebih ramah pengguna, menawarkan lebih banyak dukungan, dan pelatihan yang lebih baik.

5. Resistensi dari pengguna akhir:

Ketahanan staf terhadap perubahan merupakan penghalang utama untuk beralih dari spreadsheet ke perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. Baik manajer maupun bawahan menolak perubahan karena berbagai alasan. Staf pemeliharaan sering melihat perangkat lunak CMMS sebagai alat yang digunakan untuk mengukur kinerja mereka dan dapat dengan mudah merasa terancam atau lelah dengan perubahan. Mereka juga melihat menggunakannya sebagai pekerjaan tambahan yang tidak sempat mereka lakukan. Untuk mengurangi resistensi, manajer perlu melibatkan staf mereka lebih awal, menjelaskan dengan jelas tujuan penerapan sistem (dan tidak menekankan pelacakan kinerja mereka), dan menunjukkan bagaimana alat tersebut akan membuat hidup mereka lebih mudah. Setelah Anda mendapatkan persetujuan dari tim Anda, mereka akan mendukung penghapusan spreadsheet untuk perangkat lunak pemeliharaan.

Kesimpulan:

Daftar manfaat CMMS sangat luas. Secara teori, sepertinya solusi logis untuk departemen pemeliharaan mana pun. Akan sulit untuk membayangkan mengapa manajer pemeliharaan atau fasilitas akan terus menggunakan spreadsheet dan tidak menerapkan sistem perangkat lunak pemeliharaan karena mengetahui semua keuntungannya. Saat kita melihat lebih dekat pada situasi, kita melihat bahwa ada banyak risiko yang menyertai instalasi perangkat lunak pemeliharaan. Manajer enggan melakukan perubahan karena biaya tersembunyi yang tidak terduga, penolakan dari staf, dan ketakutan akan kegagalan. Namun, vendor CMMS mengatasi hal ini dengan memproduksi perangkat lunak yang lebih murah dengan paket pembayaran yang lebih fleksibel dan CMMS yang lebih ramah pengguna. Selain itu, lebih banyak orang pemeliharaan yang paham teknologi memasuki angkatan kerja dan terbuka untuk teknologi perangkat lunak pemeliharaan.