Daftar Definitif Fitur Perangkat Lunak CMMS

Fitur Perangkat Lunak CMMS yang Anda butuhkan

Semakin banyak perusahaan di seluruh spektrum yang luas dari sektor industri, jasa dan korporasi telah menyadari bahwa pendekatan "pensil dan kertas" atau spreadsheet mereka untuk manajemen pemeliharaan tidak lagi memadai. Meningkatnya persaingan pasar, tuntutan ekonomi dan perubahan teknologi adalah alasan utama perusahaan mencari cara untuk meningkatkan strategi pemeliharaan mereka. Dengan tujuan untuk berfungsi lebih baik, lebih cepat, lebih cerdas, dan lebih ramping, bisnis termotivasi untuk menemukan cara meningkatkan efisiensi operasi dengan mengurangi biaya, menghemat waktu dan sumber daya, dan pada akhirnya, mencapai laba atas investasi (ROI) yang lebih besar. Untuk semua alasan ini, pemilik bisnis semakin beralih ke Computerized Maintenance Management Software (CMMS) sebagai solusi manajemen pemeliharaan mereka.

Bagi mereka yang mempertimbangkan sistem pemeliharaan otomatis, memilih perangkat lunak CMMS pada awalnya mungkin tampak sedikit berlebihan, terutama mengingat semakin banyaknya vendor yang ditemukan secara online. Titik awal yang baik dalam proses ini adalah pertama-tama memahami apa itu perangkat lunak CMMS dan kemudian menjadi akrab dengan fitur sistem yang tersedia di luar sana. Dengan informasi tersebut, keputusan yang tepat dapat diambil untuk menemukan sistem yang sesuai untuk perusahaan Anda, tujuan pemeliharaan, dan anggarannya.

Apa yang dimaksud dengan Computerized Maintenance Management Software (CMMS)?

Untuk memulai, perangkat lunak CMMS paling baik digambarkan sebagai sekelompok sistem perangkat lunak yang sangat canggih yang memanfaatkan ribuan titik data yang pada waktu tertentu, dapat memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang operasi fasilitas atau sebagai alternatif, status masing-masing peralatan. Alat canggih yang andal ini menawarkan kemampuan bagi bisnis untuk melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan atau perbaikan preventif. Fitur terakhir ini – pemeliharaan preventif (PM) – merupakan andalan perangkat lunak pemeliharaan. Kemampuan untuk menjadwalkan perintah kerja PM menggunakan pengaturan variabel dan dapat disesuaikan, mengirim pemberitahuan dari jarak jauh mengenai perintah kerja yang tertunda, sedang berlangsung atau terlambat, dan kemudian secara instan menghasilkan laporan PM adalah kartu gambar bagi sebagian besar perusahaan yang ingin tidak hanya meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya, tetapi juga membuat keputusan tentang operasi mereka saat mereka bergerak maju.

Daftar Fitur CMMS

Semua perangkat lunak manajemen pemeliharaan otomatis pada dasarnya melakukan hal yang sama seperti pengendalian inventaris, perintah kerja, jadwal PM, dan laporan. Perbedaan terutama berkaitan dengan bagaimana sistem dikerahkan serta keserbagunaan fungsi mereka dilakukan. Berikut ini adalah daftar fitur software CMMS yang paling banyak dicari oleh pemilik bisnis:

Perangkat Lunak CMMS di tempat vs berbasis Web – Sistem CMMS tersedia dalam dua format dasar; perangkat lunak berbasis cloud dan berdiri sendiri, diinstal pada perangkat lunak lokal. Masing-masing adalah sistem yang sangat baik yang hanya berbeda dalam cara pengelolaan dan penerapannya. Sistem yang berdiri sendiri memerlukan perangkat lunak untuk diinstal pada komputer perusahaan. Mereka juga memerlukan spesifikasi sistem komputer tertentu, perangkat lunak keamanan sistem, serta dukungan teknis internal untuk mengurus pemeliharaan dan peningkatan sistem. Di sisi lain, perangkat lunak berbasis cloud diakses melalui server vendor dengan semua pemeliharaan dan peningkatan disediakan dari jarak jauh. Terlepas dari perbedaan biaya antara sistem (dengan biaya awal yang lebih besar untuk sistem yang berdiri sendiri dan biaya jangka panjang yang lebih tinggi untuk sistem berbasis cloud), sistem yang berdiri sendiri dapat menawarkan lebih banyak kontrol atas keamanan dan pemeliharaan data perusahaan; tetapi dengan biaya tambahan. Di sisi lain, sistem berbasis cloud menghilangkan pekerjaan, kekhawatiran, dan biaya tambahan dari pemeliharaan dan peningkatan versi.

Kemampuan Akses Sistem – Untuk pemilik bisnis dengan organisasi besar, dapat menetapkan tingkat akses sistem yang berbeda adalah penting. Misalnya, manajer pemeliharaan mungkin memiliki akses komprehensif ke sistem sementara teknisi pemeliharaan memiliki akses terbatas ke fitur atau area tertentu dari sistem.

Aksesibilitas Perangkat Seluler – Salah satu fitur paling menarik dari perangkat lunak CMMS adalah kemampuan untuk menempatkan pesanan kerja, memeriksa inventaris, memesan suku cadang atau membuat laporan, dll. saat bepergian. Mampu mengakses dasbor CMMS di perangkat apa pun dengan akses Internet adalah penghemat waktu yang sangat besar jika dibandingkan dengan harus kembali ke kantor untuk memenuhi tugas-tugas ini. Memiliki aksesibilitas seluler perangkat lunak CMMS mengurangi penundaan waktu yang tidak perlu di banyak bidang.

Kemampuan Pemindaian Kode Batang dan Foto – Seiring dengan aksesibilitas perangkat seluler, hadir dua fitur terintegrasi penting lainnya; pemindaian kode batang dan foto. Kedua fitur ini sangat menguntungkan karena mengurangi kesalahan dan kebingungan yang tidak perlu. Teknisi perawatan dapat mengambil foto peralatan yang perlu diperbaiki dan juga memindai gambar kode batang suku cadang yang perlu diganti. Perintah kerja yang tepat dan/atau pesanan suku cadang dapat dibuat segera tanpa penundaan tepat waktu karena kesalahan yang dibuat oleh kebingungan tentang peralatan mana yang perlu diservis atau memesan suku cadang yang salah.

Gambar Arsitektur – Mampu mengakses gambar arsitektur (yaitu, rendering desain arsitektur sebagai denah dan/atau pandangan elevasi bangunan atau struktur) dari dasbor CMMS menyediakan cara lain untuk mengidentifikasi lokasi yang tepat dari peralatan yang membutuhkan pelayanan. Di luar itu, cetak biru fasilitas akan mencatat antara lain, semua penempatan listrik dan pipa ledeng. Ini mungkin penting ketika harus membuat perubahan pada bangunan yang dapat melibatkan pemindahan, peningkatan, atau penggantian peralatan.

Implementasi, Peluncuran dan Dukungan Berkelanjutan – Aspek penting dari setiap sistem perangkat lunak CMMS adalah memastikan bahwa sistem beroperasi sebagaimana mestinya dan bahwa staf pemeliharaan menggunakannya dengan tepat. Di sinilah memiliki akses ke dukungan yang andal dan tepat waktu dari vendor CMMS dapat menarik garis antara keberhasilan dan kegagalan bagi perusahaan. Fase implementasi sistem otomatis sangat penting dan melibatkan memasukkan data inventaris, aset, dan pengguna serta mengonfigurasi PM sesuai kebutuhan. Jika fase ini tidak dilakukan dengan benar, sistem tidak akan bekerja dengan baik terlepas dari seberapa baik informasi dari penggunanya. Oleh karena itu, vendor CMMS menawarkan pilihan audit internal atau dukungan teknis jarak jauh dan telepon. Ada juga berbagai sumber daya orientasi dan berkelanjutan yang tersedia untuk pengguna dalam bentuk manual online, video, email, obrolan dan rekaman webinar serta dukungan telepon untuk mengatasi masalah operasi pengguna atau memberikan penyegaran untuk tugas-tugas yang mungkin tidak rutin selesai.

Kesimpulan
Karena populasi pengguna perangkat lunak manajemen pemeliharaan terus bertambah, begitu pula jumlah vendor perangkat lunak CMMS. Untuk alasan itu, pemilik bisnis paling baik dilayani dengan mengenal format sistem, fitur perangkat lunak CMMS, dan jadwal harga yang memisahkan satu dari yang lain. Kuncinya adalah mencocokkan tujuan manajemen pemeliharaan perusahaan Anda dengan produk, titik harga, dan layanan dukungan yang tepat.