5 Cara Perangkat Lunak CMMS Membuat Anda Berfokus Laser pada Apa yang Penting
Tentu saja Anda ingin menjadi efisien, tetapi untuk melakukan itu Anda harus terlebih dahulu menghilangkan semua gangguan penghisap energi yang mematikan momentum yang membuat Anda tidak fokus pada tugas-tugas utama Anda. Dan jujur, itu biasanya tidak mudah. Kecuali Anda memiliki CMMS yang tepat.
Platform CMMS yang bagus, yang dikemas dengan fitur canggih tetapi juga mudah digunakan, memungkinkan Anda:
- jaga agar alur kerja perintah kerja Anda tetap mengalir
- prioritaskan pekerjaan yang Anda lakukan, biarkan saja
- awasi kemajuan semua orang secara real-time
- pertahankan program pemeliharaan preventif untuk mengurangi pekerjaan reaktif dan tidak terjadwal
- mengungkap tugas penting yang mungkin tidak Anda ketahui
Mari kita lihat satu per satu.
1. Perangkat lunak CMMS membantu Anda mencegah pekerjaan kecil yang tidak perlu menjadi gangguan besar
Salah satu cara terbaik untuk menjamin kegagalan adalah membagi perhatian Anda. Pernah mencoba mengemudi dan mengirim pesan teks secara bersamaan? Ada alasan mengapa itu ilegal.
Saat alur kerja perintah kerja Anda tersumbat dengan tugas yang tidak perlu, sulit untuk tetap fokus. Alih-alih melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan sekarang, Anda membuang waktu dan tenaga untuk hal-hal yang sebenarnya bisa ditunda dengan aman atau, dalam beberapa kasus, tidak selesai sama sekali.
Apakah solusi untuk mengunci sistem sepenuhnya sehingga Anda satu-satunya yang dapat menghasilkan perintah kerja? Ini akan memastikan bahwa hanya tugas-tugas penting yang ditambahkan ke daftar tugas. Tapi inilah masalahnya:sekarang Anda hanya memiliki tugas-tugas penting dalam daftar tugas Anda, tetapi Anda tidak memiliki semuanya. Banyak yang terlewatkan. Bahkan untuk operasi terkecil, Anda tidak dapat mengharapkan satu orang untuk menangkap semua yang perlu diselesaikan. Itu tidak mungkin. Sebaliknya, Anda perlu mendorong semua orang untuk melaporkan masalah. Semua orang di tim pemeliharaan. Semua operator. Bahkan orang-orang kantor depan. Jika mereka melihat sesuatu, mereka harus dapat melaporkannya dengan cepat dan mudah. Dengan begitu, tidak ada yang terlewatkan dan setiap tugas penting ditambahkan ke daftar.
Di sinilah CMMS mulai membuat hidup Anda lebih mudah. Yang bagus dilengkapi dengan portal permintaan yang dapat Anda buka untuk siapa saja. Orang dapat dengan cepat dan mudah mengirimkan permintaan. Email tidak sengaja diacak ke folder email sampah. Pesan teks tidak sengaja dikirim ke nomor yang salah. Tetapi sekarang setelah Anda memancing dengan jaring yang begitu besar, Anda akan mengambil barang-barang yang tidak Anda inginkan. Sangat menyenangkan ketika operator memperhatikan suara aneh yang datang dari pers hidrolik dan melaporkannya. Tapi bagaimana ketika seorang admin dari front office mulai mengirimkan beberapa tiket tentang tisu di kamar mandi?
Di sinilah CMMS terus membuat hidup Anda lebih mudah. Ingat, orang mengirimkan *tiket*, bukan perintah kerja. Setelah CMMS mengumpulkan tangkapan hari ini, maka Anda dapat melewati dan menghasilkan perintah kerja dari tiket yang menurut Anda penting dan "melemparkan kembali" apa pun yang tidak Anda lakukan. Perangkat lunak CMMS membantu Anda mengumpulkan apa yang Anda butuhkan dan menyingkirkan apa yang tidak Anda butuhkan.
2. Perangkat lunak CMMS menempatkan tugas-tugas penting di depan baris
Setelah Anda menyelesaikan alur kerja perintah kerja Anda dari tugas yang tidak perlu, saatnya untuk mengaturnya. Semuanya penting, dan semuanya akan diselesaikan, tetapi Anda harus memutuskan mana yang akan diselesaikan terlebih dahulu.
Dalam beberapa kasus, Anda akan memprioritaskan berdasarkan kekritisan. Katakanlah Anda memiliki dua tugas, satu mengganti motor mati pada ban berjalan dan yang lainnya mengganti pompa cadangan. Tanpa ban berjalan itu, seluruh operasi pemenuhan Anda terhenti secara mahal. Tanpa pompa cadangan itu? Mengganti itu penting, tetapi Anda memiliki ruang untuk bernapas. Itu bisa menunggu.
Membangun kekritisan sebenarnya adalah seni dan sains yang utuh dengan sendirinya, tetapi pada tingkat dasar itu bermuara pada mengajukan satu pertanyaan utama dari setiap aset:Seberapa buruk itu buruk? Jika aset ini gagal, tentu saja itu buruk. Tapi, seberapa buruk itu buruk? Apakah buruk hanya kata lain untuk mengganggu? Atau, apakah itu jenis buruk yang dapat merusak hari Anda? Berapa biaya yang buruk ini? Dalam kasus lain, Anda dapat mengatur tugas secara berurutan. Perlu mengganti baut geser pada peniup salju yang digunakan petugas kebersihan untuk membersihkan tempat parkir karyawan? Pertama, Anda ingin memperbaiki pintu logam di atas gudang tempat peniup salju disimpan dan sekarang terperangkap. Sampai Anda dapat membuka pintu itu, Anda tidak dapat mencapai peniup salju untuk memperbaikinya.
Kuncinya di sini bukanlah bagaimana Anda memprioritaskan perintah kerja Anda. Anda dapat melakukannya dengan mudah berkat CMMS. Setelah pesanan kerja Anda siap, biasanya hanya perlu beberapa klik di sana-sini untuk membuatnya diprioritaskan.
3. Perangkat lunak CMMS memungkinkan Anda membuat dan kemudian mengawasi perintah kerja dari mana saja, kapan saja, secara real-time.
Jauh lebih mudah untuk tetap berada di puncak proyek ketika Anda dapat langsung mengakses informasi terbaru tentangnya. Apakah teknisi sudah mulai mengerjakan perintah kerja? Apakah mereka sudah menutupnya? Apakah Anda menunggu bagian? Semakin banyak yang Anda ketahui tentang jumlah kemajuan saat ini, semakin mudah untuk mencapai penutupan.
Untuk melihat bagaimana CMMS memungkinkan hal ini, akan sangat membantu untuk membandingkannya dengan sistem berbasis kertas dan spreadsheet tradisional (, yang di sini adalah cara yang bagus untuk mengatakan kedaluwarsa). Dengan perintah kerja berbasis kertas, biasanya ada satu salinan yang diserahkan bolak-balik dari kepala departemen ke teknisi hingga akhirnya hilang sama sekali. Bahkan ketika sistem bekerja sebaik mungkin, itu rumit dan lambat.
Perlu membuat perintah kerja?
Kembali ke meja Anda dan ambil pena dan formulir Anda.
Perlu menetapkan perintah kerja?
Teknisi Anda harus bergegas kembali ke kantor pemeliharaan untuk mengambilnya.
Sekarang setelah mereka memilikinya dan sudah mulai, perlu mencari tahu bagaimana keadaan teknisi?
Hubungi mereka kembali ke kantor atau pergi ke fasilitas untuk melacak mereka.
Dan ini adalah ketika semuanya berjalan lancar. Dengan spreadsheet, ini benar-benar tidak lebih baik. Tampaknya memiliki perangkat lunak perintah kerja membuatnya lebih mudah untuk dibagikan. Tapi ingat:Anda tidak membagikan perintah kerja. Sebagai gantinya, Anda membuat salinan dan kemudian membagikan salinan itu. Dan itu berarti ada banyak salinan terputus yang beredar. Ketika salah satu dari mereka diperbarui, semua salinan lainnya segera menjadi kedaluwarsa. Tetapi orang-orang yang memilikinya tidak mengetahuinya.
Dengan CMMS berbasis cloud, semuanya menjadi lebih baik. Segera setelah tiket masuk, Anda akan diberi tahu di desktop atau perangkat seluler Anda. Anda dapat dengan cepat meninjau tiket dan mulai membuat perintah kerja penuh data. Dengan beberapa klik yang ditempatkan dengan baik dan beberapa pengguliran menu cepat, Anda dapat menyertakan:
- daftar periksa yang dapat disesuaikan
- bahan dan suku cadang terkait
- salinan digital manual perbaikan dan pemeliharaan
- lengkapi riwayat perintah kerja aset
- tingkat prioritas
Jika CMMS Anda benar-benar bagus, ia bahkan memiliki peta lantai interaktif.
Dan karena semuanya ada di database CMMS yang dapat diakses seluler (bukan selembar kertas yang mudah hilang atau spreadsheet yang akan segera kedaluwarsa), semua orang melihat informasi yang sama dan selalu terbarui. Ini sangat berguna ketika teknisi menambahkan catatan, mengunggah gambar digital, dan menutup perintah kerja. Dengan CMMS, Anda tidak perlu membuang waktu untuk mencari potongan kertas atau menelusuri email lama untuk mencari lampiran file yang sudah lama hilang. Sebaliknya, Anda berfokus pada hal yang penting:posisi orang saat ini dengan tugas mereka.
4. Perangkat lunak CMMS membantu Anda menyiapkan dan menjalankan program PM untuk mengurangi pekerjaan reaktif dan tidak terjadwal
Perangkat lunak CMMS identik dengan pemeliharaan preventif karena banyak alasan bagus. Platform CMMS yang berfitur lengkap dan mudah digunakan membuat pengaturan dan penutupan PM menjadi lebih mudah. Dan itu penting karena sepanjang waktu, tenaga, uang, dan yang paling penting, program PM yang baik menyelamatkan Anda. Setelah Anda siap untuk menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum menjadi masalah yang tidak dapat dikelola dan menghabiskan anggaran, seluruh hidup Anda akan menjadi lebih mudah. Begini caranya.
Pertama, pekerjaan diselesaikan sesuai jadwal, tidak secara acak ketika hal-hal yang tidak terduga mogok. Setiap orang mulai bekerja setiap hari dengan mengetahui persis apa yang akan mereka lakukan. Tidak ada lagi kejutan. Dan karena pekerjaan dijadwalkan jauh sebelumnya, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki bahan dan suku cadang yang Anda butuhkan. Tidak ada lagi menit-menit terakhir mengobrak-abrik lemari inventaris. Dan tidak perlu lagi berlari untuk memperbaiki aset hanya untuk menemukan bagian penting yang disimpan tiga hari lagi di gudang pemasok. Perencanaan ke depan berarti Anda memiliki apa yang Anda butuhkan, ketika Anda membutuhkannya. Kedua, akan selalu lebih murah untuk mengganti oli daripada mengganti mesin yang rusak. Semua aset Anda akan bertahan lebih lama dan biaya lebih murah untuk terus berjalan.
5. Perangkat lunak CMMS membuat Anda tetap di atas semua tugas penting, termasuk yang bersembunyi di depan mata.
Terkadang Anda tidak bisa tetap di atas semua tugas penting karena Anda tidak tahu apa itu semua. Kedengarannya aneh, bukan? Tentu saja Anda harus tahu apa yang penting dan apa yang tidak. Nah, bisakah kamu menjawab pertanyaan berikut:
- Pesanan kerja mana dari bulan lalu yang paling membebani Anda dalam hal tenaga kerja, material, dan suku cadang, serta hilangnya produktivitas?
- Aset mana yang paling banyak mengeluarkan biaya untuk tetap berjalan dalam enam bulan terakhir? Berapa biayanya dan berapa persen dari keseluruhan anggaran Anda yang dihabiskan?
Jika Anda tidak tahu jawabannya dan tidak tahu cara menemukannya, Anda memerlukan CMMS.
Jika Anda tidak tahu jawabannya tetapi tahu bahwa Anda dapat menemukannya setelah menghabiskan banyak waktu dan energi dengan kalkulator dan setumpuk dokumen, Anda memerlukan CMMS.
Karena setiap CMMS yang bernilai garamnya memiliki laporan yang dibuat secara otomatis yang penuh dengan indikator kinerja utama (KPI) yang melukiskan gambaran besar pemeliharaan untuk Anda. Setelah Anda tahu ke mana uang Anda pergi, Anda dapat mulai mengambil langkah untuk mengurangi pengeluaran di area tersebut. Kemudian, dengan melacak KPI yang sama dari waktu ke waktu, Anda dapat melacak kemajuan Anda. Tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang KPI? Lihat posting blog kami tentang apa itu dan bagaimana menggunakannya, KPI Klasik untuk CMMS ROI .
Langkah selanjutnya
Bayangkan betapa jauh lebih baik hidup Anda dengan platform CMMS. Bayangkan diri Anda mengatur semuanya dari desktop atau perangkat seluler Anda. Melacak setiap perintah kerja secara real-time. Menyiapkan dan menjalankan program pemeliharaan preventif yang lancar. Memanfaatkan data CMMS untuk mencari tahu ke mana sebenarnya uang itu pergi, dan akhirnya mengendalikan anggaran Anda. Bayangkan saja.
Kemudian luangkan waktu untuk mengingat hidup sekarang tanpa CMMS. Perintah kerja kuno yang mudah hilang atau ketinggalan zaman. Jeda yang membuat frustrasi antara hal-hal yang terjadi dan Anda mengetahuinya. Pemeliharaan reaktif yang tidak dapat diprediksi. Semua yang tidak diketahui itu.
Sekarang mulailah menelepon penyedia CMMS.
