Pemeriksaan Triwulanan untuk Rantai Pasokan Anda
Kita semua tahu bahwa pemeriksaan kesehatan secara teratur dapat membantu mencegah masalah kesehatan yang lebih besar dan lebih mahal di kemudian hari. Pemeriksaan rutin dan proaktif pada rumah, kendaraan, dan investasi besar lainnya dapat melakukan hal yang sama, dan membantu mencegah masalah yang mungkin tidak muncul sampai terjadi kerusakan mekanis total.
Rantai pasokan organisasi Anda juga rentan terhadap masalah dan gangguan, dan pemeriksaan rutin dapat membuatnya tetap berjalan lancar dan andal. Sama seperti setiap perayaan Hari Tahun Baru yang mendorong orang untuk memikirkan kembali tujuan mereka di masa depan, saat kita beralih ke periode pasca-COVID-19, sekaranglah saatnya untuk melihat rantai pasokan Anda dan memastikannya beroperasi dengan baik.
Badan mungkin hanya membutuhkan pemeriksaan fisik tahunan, tetapi rantai pasokan mendapat manfaat dari pemeriksaan triwulanan. Dengan begitu banyak bagian yang bergerak di seluruh rantai pasokan, organisasi harus mampu mendiagnosis dan mengatasi potensi kemacetan.
Selain itu, dengan membagi pemeriksaan menjadi empat segmen sepanjang tahun, Anda dapat memperketat area fokus Anda dari kuartal ke kuartal. Mampu menelusuri apa yang bisa dan tidak berjalan setiap tiga bulan memungkinkan organisasi untuk membuat dampak yang lebih positif pada operasi di masa mendatang.
Industri perawatan kesehatan adalah contoh utama mengapa pemeriksaan rutin diperlukan. Pandemi COVID-19 melumpuhkan distributor dan sistem perawatan kesehatan nasional dengan kekurangan alat pelindung diri (APD) dan bahan-bahan lain yang belum pernah terjadi sebelumnya. Idealnya, jika mereka menjalin hubungan langsung dengan produsen, mereka tidak akan berada di posisi itu. Tetapi dengan kurangnya visibilitas ke indikator awal gangguan, tidak ada cara untuk bersiap.
Cara pemeriksaan dilakukan juga penting. Mampu melihat di mana data yang relevan disimpan, bagaimana menganalisisnya, dan bagaimana menyajikannya untuk mendapatkan wawasan yang tepat sama pentingnya dengan benar-benar melakukan pemeriksaan.
Pemeriksaan Triwulanan yang Efisien
Jadi bagaimana perusahaan dapat melakukan pemeriksaan triwulanan yang efisien yang mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan, dan menetapkan tujuan untuk triwulan berikutnya? Berikut adalah beberapa pertimbangan yang perlu diingat.
- Identifikasi data dan indikator kinerja utama mana yang paling penting, dan di mana Anda ingin memfokuskan upaya Anda setiap kuartal. Sangat penting untuk memiliki data yang mudah diakses yang dapat Anda komunikasikan secara visual di seluruh organisasi. Angka tidak berbohong, dan kemampuan untuk mengidentifikasi KPI utama dengan cepat akan membuat pemeriksaan menjadi jauh lebih mudah.
- Tentukan frekuensi Anda dan tim Anda harus menganalisis KPI. Haruskah itu real-time, per jam, mingguan, harian, bulanan, atau triwulanan? Selain itu, setiap KPI harus memiliki pemilik yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk mewujudkan keberhasilannya.
- Gunakan data untuk mengidentifikasi masalah apa pun yang saat ini ada dalam sektor rantai pasokan yang Anda periksa. Apakah ini masalah teknologi atau proses? Sebuah pengawasan pelatihan? Kebutuhan untuk memberdayakan karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik? Apakah ada organisasi lain dalam sektor Anda yang melakukan sesuatu dengan lebih efektif? Apa yang dapat disampaikan oleh KPI Anda tentang kegagalan proses Anda?
- Bekerja secara lintas fungsi untuk mengidentifikasi solusi masalah data. Masing-masing memiliki efek riak di seluruh organisasi dan di luarnya, dan penting untuk bertemu dengan semua orang yang mungkin terkena dampak untuk membuat solusi yang benar-benar menyelesaikan masalah, alih-alih menerapkan perban sementara yang akan memerlukan perbaikan nanti. Mobilisasikan pemangku kepentingan utama untuk memastikan bahwa solusi yang Anda buat berhasil untuk semua yang terlibat.
Merevolusi Pendekatan
Jika Anda masih memeriksa rantai pasokan Anda dalam konteks dunia pra-COVID, kemungkinan besar Anda akan tertinggal. Di dunia di mana rantai pasokan menyesuaikan di setiap tingkat sebagai respons terhadap perkembangan baru, melakukan penilaian tahunan jelas merupakan kasus yang terlalu sedikit terlambat. Anda tidak akan dapat melakukan penyesuaian waktu nyata, atau menentukan data akurat yang akan memungkinkan Anda untuk beralih sepeser pun jika terjadi gangguan rantai pasokan.
Analisis dan strategi berbasis data sangat penting untuk mengatasi masalah rantai pasokan sebelum berdampak negatif pada organisasi. Mereka dapat mengungkapkan risiko yang tidak terduga dan peluang yang belum dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kemampuan Anda untuk berputar ketika bencana menyerang rantai pasokan. Menggunakan alat dan strategi digital untuk mengubah rantai pasokan Anda tidak pernah semudah ini — dan tidak pernah lebih penting dari sekarang.
Matt Stewart adalah chief executive officer dan bermitra dengan Bangun Sekarang .
